Olet varmasti nähnyt, kuinka johtajat yrittävät epätoivon vimmassa keksiä, miten juuri heidän organisaationsa voisi hyötyä digitalisaatiosta. Innostuksen vallassa käynnistellään erilaisia projekteja ja ohjelmia, mutta johtavatko ne mihinkään?
Ehkä sinäkin olet miettinyt, miten kilpailuetua voidaan saavuttaa?
Mitä pitäisi tehdä, että digitalisaatiossa voisi onnistua?
Olen koonnut tähän kirjoitukseen 7 kyvykkyyttä eli asiaa, johon organisaation pitäisi kiinnittää huomiota, jos se halajaa menestystä.
Lue kirjoitus, tiedät, mitkä kyvykkyydet ratkaisevat sen, onnistuuko organisaatio digitalisaatiossa vai odottaako tulevaisuudessa pettymyksiä.
Kyvykkyys nro 1: IT-infran ja IT-järjestelmien muodostama perusta
Ensimmäinen asia, joka ei ehkä tulisi mieleen, kun mietitään digitalisaatiota, on nykyinen IT-infra.
Miksi IT-infra oikein on tärkeä digitalisaation kannalta?
Lue eteenpäin, niin saat tietää.
Kerron seuraavaksi, miksi yrityksen pitäisi olla kiinnostunut sen IT-infran ja IT-järjestelmien luomasta perustasta.
Organisaation IT-infran rakenne ja käytössä olevat järjestelmät määrittelevät pitkälti sitä, mitä niiden varaan voi rakentaa.
Moni johtaja ei ymmärrä, miksi konepellin alla oleva tekniikka on tärkeää.
Organisaation IT-infran rakenne ja käytössä olevat järjestelmät määrittelevät pitkälti sitä, mitä niiden varaan voi rakentaa.
Tämän vuoksi IT-infraa ja järjestelmien muodostamaa teknologista perustaa pitää kehittää määrätietoisesti.
Tähän kuuluu IT-infra-arkkitehtuurin rakentaminen sellaiseksi, että se mahdollistaa uusien teknologioiden järkevän hyödyntämisen.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi tietoliikennearkkitehtuurin kehittämistä, konesaliratkaisun uudistamista ja pilvipalveluiden liittämistä osaksi IT-infraa.
Olen kirjoittanut tästä aiheesta paljon tällä sivustolla. Yksi suosittu kirjoitus, joka liippaa IT-infran kehittämistä, käsittelee kokonaisarkkitehtuurityötä. Lue lisää siitä, miksi kokonaisarkkitehtuuri on tärkeää.
Kyvykkyys nro 2: Kumppaniverkoston hyödyntäminen
Ahdistaako sinua koskaan tekniikan nopea kehitys? Aivan. Niin meitä kaikkia.
Varmasti me kaikki tiedämme, miltä tuntuu, kun uutta opittavaa on aina vain enemmän. Tämän vuoksi kukaan ei voikaan osata kaikkea.
Kun luet eteenpäin, saat tietää lisää siitä, miksi osaava kumppaniverkosto on elintärkeä apu digitalisaatiossa.
Koska nykyteknologiat tuovat niin paljon mahdollisuuksia teknologian hyödyntämiselle, eivät kenenkään ihmisen tai minkään organisaation omat resurssit riitä kehitystyöhön ilman apua.
Tarvitaan siis osaavia kumppaneita. Yksi keskeisistä kyvykkyyksistä, jotka ratkaisevat kehitysprojektien onnistumisen, liittyy kumppanien hyödyntämiseen.
Organisaation pitää oppia tekemään yhteistyötä useiden toimijoiden kanssa. Kuitenkaan perinteinen malli, jossa asiakas määrittelee tiukasti sen, mitä haluaa, ei enää toimi.
Vaaditaan kumppanuutta: yhteistä matkaa, jossa organisaatiot tekevät syvää yhteistyötä. Tämä vaatii tiedon jakamista ja avoimuutta. Se puolestaan vaatii uutta ajattelua ja luottamusta. Vanha malli, jossa tietoa pantataan, ei enää toimi.
Kyvykkyys nro 3: Työkalut, joilla yhteistyötä tehdään
Tidät varmasti, miltä tuntuu, kun etsit juuri "sitä" sähköpostia. Kun löydät sen, mietit, onkohan tämä tiedosto varmasti viimeisin...
Miten teillä jaetaan tietoa? Viuhuvatko sähköpostit edelleen vai onko käytössä kehittyneempiä menetelmiä tehdä ryhmätyötä?
Kolmas kyvykkyys liittyy ryhmätyövälineisiin.
Jotta yhteistyö voi onnistua eri tiimien ja organisaatioiden välillä, organisaatiorajoista ja maantieteellisistä etäisyyksistä huolimatta, tarvitaan hyviä työkaluja.
Edelleenkään ei ole itsestään selvää, että käytössä on sellaisia työkaluja, joilla voidaan muodostaa uusia ryhmätyötiloja, pitää videoneuvotteluja eri organisaatioiden välillä, tallentaa ja jakaa tietoja joustavasti.
Esimerkiksi Skype for Business toimii hyvin kahden ihmisen välillä, mutta jos kokonaisia tiimejä ja neuvotteluhuoneita halutaan kytkeä yhteen, tarvitaan edelleen tehokkaampia videoneuvottelujärjestelmiä.
Jo vuosia on ollut päivänselvää, että jokaisella työntekijällä on oma sähköpostilaatikko. Nykyään voisi kysyä, onko jokaisella työntekijällä henkilökohtainen virtuaalinen neuvotteluhuone, jossa kokonaiset tiimit kokoontuvat.
Uusia tapoja tehdä työtä on monia. Kannattaa ottaa oppia siitä, mitä työkaluja nuorimmat työntekijät haluaisivat käyttää.
Tehokkaat ryhmätyövälineet auttavat verkostojen hyödyntämisessä.
Tämä jo muut nykyaikaiset työkalut, joilla rakennetaan digitaalista työpaikkaa, auttavat ihmisiä tekemään työtään tehokkaammin yhdessä. Näin saadaan enemmän aikaan. Aikaansaaminen on yksi keskeisistä erottavista tekijöistä organisaatioiden välillä, kuten huomaat kohdassa 6.
Kyvykkyys nro 4: Tietomallien ja master datan hallinta
Yksi keskeisimpiä etuja, mitä digitalisaatio tuo tullessaan, on tiedon lisääntyminen. Kaikesta voidaan kerätä enemmän tietoa kuin aiemmin.
Tämä johtaa datamassojen kasvamiseen. Samalla kasvaa tarve yhdistellä eri toiminteiden keräämiä tietoja.
Lue eteenpäin, niin saat tietää, miten tietomallien hyödyntäminen auttaa digitalisaatiossa.
Helppo esimerkki tästä on asiakkaaseen liittyvä tieto.
Jos asiakkaista on aiemmin ollut tietoja lähinnä laskutusjärjestelmässä, nyt tähän tietoon halutaan lisätä tietoja esimerkiksi ostoista, yhteyshenkilöistä, sopimuksista ja niiden päättymisistä, kiinnostuksen kohteista ja mieltymyksistä.
Näitä tietoja kerätään useiden järjestelmien avulla. Tämä kaikki vaatii paljon integraatioita ja tietomallien rakentamista. Yrityksissä ja julkisissa organisaatioissa ei ole liikaa tällaista osaamista.
Toimiva master datan hallinta on välttämätöntä digitalisaatiossa.
Kun tiedon keräämiseen ja järjestelmien integrointiin liittyviä projekteja käynnistetään, joudutaan miettimään monia kysymyksiä:
- Mikä järjestelmä toimii minkäkin tiedon master-järjestelmänä?
- Millainen hallintamalli master datan hallintaa varten rakennetaan?
- Mihin tietoja kerätään - pilveen vai johonkin omassa ympäristössä olevaan järjestelmään
- Miten tieto virtaa eri järjestelmien välillä ja millaisia integraatioita pitää käytännössä tehdä?
- Miten tietosuojadirektiivin vaatimuksista huolehditaan?
Kyvykkyys nro 5: Tuote- ja palvelukehityksen hallinta
Tuotehallinta ei ole helppoa. Se on helppo nähdä, kun tutustuu firmojen palvelukatalogeihin.
Tuotekehityksen hallinta ei ole yhtään helpompaa.
Oletko sinä ollut mukana, kun kehitystä yritetään ohjata. Se ei ole helppoa.
Lue eteenpäin, niin saat tietää lisää siitä, miksi tuote- ja palvelukehityksen hallinta on niin tärkeää.
Moni organisaatio näkee teknologioiden mahdollisuudet ja käynnistää kehitysprojekteja, joissa otetaan käyttöön uutta teknologiaa.
Samaan aikaan palveluiden merkitys on kasvanut, ja tämän vuoksi lähes jokaisessa yrityksessä on käynnissä palvelukehitysprojekteja.
Kaikki näissä hankkeissa mukana olleet tietävät, että palvelukehityksen johtaminen ei ole yksinkertaista.
Miten varmistetaan se, että kehitysprojektit tuottavat tuloksia, ja että kaikkia uusia ominaisuuksia tai mahdollisuuksia ei yritetä saada aikaan kerralla?
Myynti haluaa päästä myymään uusia tuotteita ja kehitysprojektien pitäisi alkaa tuottamaan kassavirtaa. Tämän vuoksi ominaisuuksia pitää koota tuote- ja palveluversioihin, joita julkaistaan tasaisin väliajoin.
Monessa organisaatiossa on liian vähän palvelutuotteiden hallintaan liittyvää osaamista. Kun jostain tuotteesta tai palvelusta on ulkona useita versioita, pitää alkaa miettimään tuotteiden elinkaaria.
Tämäkin voi olla vierasta monille organisaatioille.
Toimivan ohjausmallin ja prosessien rakentaminen tuote- ja palvelukehityksen hallintaan on työ, joka ei mene hukkaan.
Toimivaa prosessia voidaan toteuttaa uudelleen ja uudelleen, kun teknologioiden kehittyessä käynnistetään uusia kehitysohjelmia ja projekteja.
Kyvykkyys nro 6: Kyky saada asioita aikaan
Digitalisaation onnistunut hyödyntäminen vaatii sitä, että organisaatio tulee paremmaksi omassa ydintoiminnassaan samalla kun se ottaa käyttöön uusia teknologiaa hyödyntäviä ratkaisuja.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yritys tai julkinen organisaatio kehittyy toimintansa kehittämisessä. Ideat eivät saa jäädä ideoiksi, vaan niitä pitää pystyä toteuttamaan.
Tässä moni organisaatio kompastuu. On helppoa ideoida ja laatia visioita, mutta jokapäiväisten kiireiden keskellä on hyvin vaikea saada uusia, vaikeitakin asioita aikaiseksi.
Tämä pitää paikkansa erityisesti suomalaisissa organisaatioissa, joiden kehitysresurssit ovat yleensä suhteellisen rajatut.
Kyvykkyys saada asioita aikaan on kaikkein tärkein kyvykkyys.
Kykyä saada aikaiseksi ei voi korostaa liikaa. Tämähän ei liity pelkkään digitalisaatioon, vaan aivan kaikkeen toimintaan. Ne, jotka saavat aikaiseksi, pärjäävät.
Kyvykkyys nro 7: Siilojen purkaminen
Jos toiminta on siiloutunutta, ja yhteistyö eri yksiköiden välillä on haastavaa, ei digitalisaatio poista näitä näkymättömiä raja-aitoja.
Niitä pitää pystyä purkamaan aktiivisesti, jotta siiloutumisesta päästään eroon. Koska moni digitalisaation hyöty liittyy tiedon joustavaan kulkuun organisaation eri osien välillä, on välttämätöntä purkaa perinteisten linjaorganisaatioiden rajoja.
Olen käsitellyt tässä artikkelissa kyvykkyyksiä, jotka ratkaisevat sen, onnistuuko organisaatio suunnitelmissaan digitalisoida toimintaansa.
Tarvittavia kyvykkyyksiä on tietysti muitakin. Tässä kirjoituksessa mainituista seikoista näkee, että digitalisaation onnistunut toteuttaminen ei vaadi mitään erityisosaamista.
Se vaatii hyvin johdettua ja hyvin toimivaa organisaatiota. Kaikesta kuitenkin näkee, että digitalisaatiota ei kukaan saa yksin aikaan. Siihen tarvitaan yhteistyötä ja pitkäjännitteisyyttä.
Etsitkö apua digistrategian laatimiseen? Lue lisää digistrategian laatimisesta. Jos taas olet kiinnostunut IT-strategian laatimisesta, saatat olla syistä, joiden vuoksi menestyvä yritys laatii IT-strategian.
Tilaa blogipäivitykseni sähköpostiisi, niin saat heti tiedon uusista artikkeleistani.