"Tee meille digistrategia."
"Kerro, miten leikkaamme IT-kustannuksia 5% seuraavaan budjettiin. − − Ja muuten, yhtään kehitysprojektia ei voida lakkauttaa… "
"Päivitä ERP uuteen versioon."
"Selvitä, mistä tulostuksen hitaus johtuu."
Kuulostaako tutulta?
Nojaudutko juuri taaksepäin ja nyökyttelet tietävästi?
Oletko kokenut epärealististen, eri suunnista sinkoilevien tarpeiden aiheuttaman ahdistuksen?
En tiedä, lohduttaako tämä mitenkään, mutta voin vakuuttaa: Et ole ongelmiesi kanssa yksin.
Suurin osa tietohallintojohtajista ja -päälliköistä kokee, että heihin kohdistetut vaatimukset ovat kohtuuttomia.
Jos olet yksi heistä, tämä kirjoitus on sinulle. Jos tunnet niitä, joihin tuntomerkit sopivat, lue tämä kirjoitus, niin voit auttaa heitä.
Tässä kirjoituksessa kerron, miten voit vähentää kaaosta ja tehdä työstäsi siedettävämpää. Kerron konkreettisen tekniikan, jonka avulla voit helpottaa omaa ja organisaatiosi elämää. Toteuttamalla tekniikkaa nostat samalla omaa arvoasi organisaatiossa.
Mistä liiketoiminnalta tulevat epäinhimilliset pyynnöt johtuvat?
Olet yrittänyt puhua työvälineiden uudistamisesta moneen kertaan. Vastakaiusta ei oikein voi puhua.
"Kaikkihan toimii ihan hyvin. Ei meidän työntekijät kuitenkaan opi tuollaisia käyttämään. Mitä hyötyä siitä oikein olisi?"
Kunnes eräänä päivänä.
Toimitusjohtaja on ollut messuilla ulkomailla ja nähnyt, että hänen kollegoillaan on uudet ja hienommat työkalut kuin meillä.
Arvaatko jo, mitä tapahtuu seuraavaksi?
Aivan. Uusia työkaluja pitää saada hirveällä kiireellä. Ainakin johtajille tarvitaan uusia laitteita. Viis siitä, että ne eivät olisi laitepolitiikan mukaisia. Eihän pienistä poikkeuksista paljoa haittaa voi olla?
CIO selviää tästä. Kuitenkin kun vaatimuksia satelee eri suunnista − yleensä yllättäen, tilanne saattaa muuttua sietämättömäksi.
Näiden yllättävien pyyntöjen ja tarpeiden tupsahtelu johtuu siitä, että johtajat eivät ymmärrä sitä, että uusien ratkaisuiden tai palveluiden suunnitteleminen, valitseminen, yhteensovittaminen ja käyttöönotto vievät aikaa.
Tunnistatko tilanteen?
Tunnistatko nämä tyypilliset ongelmat?
Palvelinympäristöt vanhenevat, pitäisi alkaa miettimään ulkoistussopimuksen uusimista tai uudelleen kilpailuttamista, ohjelmien lisensointimallit muuttuvat, pilvipalvelut tulevat, tietoturva mietityttää.
Pelkästään jatkuvasti muuttuvan ympäristön hallittu kehittäminen ja uuden opiskeleminen vie aikaa. Kun tähän lisätään yllättävät kehitystarpeet, joita liiketoiminnasta tulee, voi huumori olla koetuksella.
Kiireen vuoksi IT-johtajan tai CIOn aika menee helposti yksittäisten tulipalojen sammuttamiseen. Kun vielä myyjät yrittävät aina myydä yksittäisiä uusia ratkaisuja, on pätevänkin johtajan vaikea pitää lankoja käsissä.
Tilanteen ei kuitenkaan tarvitsisi olla tällainen.
Lue eteenpäin, niin kerron, miten tilannetta voisi helpottaa.
Lääke, joka puree kiireeseen
Mikä auttaisi kiireeseen?
Aivan.
Ehkä arvasitkin sen jo.
Suunnitelmasta olisi paljon hyötyä.
Usein lääke on yksinkertainen. Usein yksinkertaiset ratkaisut ovat parhaita.
Esimerkiksi, kun lääkäri suosittelee laihduttamista ja liikunnan lisäämistä, saatat aavistaa lääkärin suositukset jo etukäteen. Lääke on siis yksinkertainen. Sen toteuttaminen on kuitenkin yllättävän vaikeaa.
Ongelmana on, että asioita on usein vaikea saada aikaiseksi.
Ihan niin kuin säänöllinen liikkuminen ja terveellisesti syöminen on usein vaikeaa, kirjallisen suunnitelman laatiminen kiireen keskellä voi tuntua vaikealta.
Ehkä toteat: "Kyllähän hyvä roadmap auttaisi, mutta ongelma on vain siinä, että aikaa sellaisen tekemiseen on vaikea löytää."
Lue kuitenkin eteenpäin, niin saat tietää, miksi tämä suunnitelma on erilainen.
Kerron tässä kirjoituksessa vielä, miten voit rauhoittaa ympärilläsi kohkaavat liiketoiminnan edustajat.
Miten suunnitelmasi voisi erota perinteisistä suunnitelmista?
Oletko joskus yrittänyt tehdä suunnitelmaa, jonka avulla kehität IT-ympäristöä järjestelmällisesti?
Olet varmasti huomannut, että sen tekeminen ei ole ihan yksinkertaista.
Suunnitelman tekemiseen liittyy useita vaikeita kohtia:
- Mistä tietää tarkasti, mitä pitäisi saada aikaan?
- Miten päättää, mikä ratkaisu tai palvelu pitäisi valita?
- Missä järjestyksessä asioita pitäisi tehdä?
- Miten erottaa tärkeät asiat kiireellisistä?
- Miten löytää aikaa oikeasti tärkeille asioille?
- Miten tarkka suunnitelman pitäisi olla?
Voisin lyödä vetoa, että olet miettinyt näitä kysymyksiä. Jos olet yrittänyt tehdä suunnitelman itse, olet varmasti törmännyt näihin ja muihin vaikeuksiin.
Seuraavaksi kerron, miten ratkot ainakin osan yllä olevista ongelmista:
Aidosti kaaosta helpottava roadmap tehdään yhdessä liiketoimintayksiköiden johtajien ja avainhenkilöiden kanssa.
Aidosti kaaosta helpottava roadmap tehdään yhdessä liiketoimintayksiköiden johtajien ja avainhenkilöiden kanssa.
"Eihän tässä ole mitään uutta!", tokaiset.
Ehkä käyt säännöllisiä keskusteluita muiden johtajien kanssa. Hyvä niin.
Oletko koittanut dokumentoida noiden keskustelujen tuloksia?
Totta. Sehän on aika työlästä.
Hyvä suunnitelma perustuu keskusteluihin liiketoiminnan kanssa
Mutta eikö olisi kätevää, jos sinulla olisi kirjallisessa muodossa johtoryhmään kuuluvien johtajien henkilökohtaiset tavoitteet? Siis aivan oikeat, konkreettiset tavoitteet, joita he pyrkivät saavuttamaan.
Usein yllättävät tarpeet kumpuavat oikeasti näistä tavoitteista. Ehkä niistä on puhuttu jo aiemmin joissain yhteyksissä, mutta asioiden tärkeys ei ole kirkastunut oikeastaan kenellekään. Ennen kuin asialla on oikeasti kiire.
Jos käyt ihmisten kanssa strukturoituja ja luottamuksellisia keskusteluja ja dokumentoit niiden tulokset, saat arvokasta tietoa siitä, mitä asioita sinun pitäisi saada aikaan.
En tarkoita keskusteluilla sitä, että kysyt heiltä, mitä IT-ratkaisuja pitäisi toteuttaa. Sitäkin toki voi kysyä, mutta tarkoitan ennemminkin sitä, että puhut heidän kanssaan heidän omista tavoitteista, jotka eivät välttämättä liity suoraan IT:hen mitenkään.
Miten keskustelut vähentävät sinun kiirettäsi?
Liiketoiminnan edustajien kanssa käydyt keskustelut eivät palvele vain tiedon hankintaa. Keskustelut ovat erittäin tärkeä paikka tiedon syöttämiseen muun organisaation suuntaan.
Jos painit liian pienten resurssien kanssa, sinun on vaikea saada asioita aikaan. Hyvä kun selviät päivittäisestä toiminnasta ja saat pidettyä IT-koneen valot päällä.
Hyvä kommunikointi auttaa kasvattamaan budjettia
Olen haastatellut vähintään kymmeniä johtajia, enkä ole juurikaan tavannut johtajaa, joka ei olisi valmis investoimaan, jos investoinnista saatava hyöty on riittävän suuri.
Johtajat eivät ole tyhmiä. Päinvastoin. He vain puhuvat eri kieltä kuin moni IT-ihminen. Kylmäkiskoinen suhtautuminen IT-budjettiin ja IT-investointeihin voi liittyä siihen, että he eivät ymmärrä, mikä IT:ssä maksaa ja mitä hyötyä IT-investoinneista on.
Voi olla, että he kokevat IT:n olevan tehoton. Se voikin olla totta. Kuitenkin luottamukselliset keskustelut ovat oiva paikka vääntää rautalangasta, mitä mahdollisuuksia IT:llä olisi konkreettisesti auttaa liiketoimintaa, ja ennen kaikkea, mitä auttaminen tarkoittaa käytännössä.
Olen usein nähnyt, kuinka tällaisten keskustelujen jälkeen IT-budjettia ollaan valmiita kasvattamaan. Se kuitenkin vaatii hyvää kommunikointia liiketoiminnan ja IT:n välillä. Onhan selvää, että kukaan ei maksa mielellään sellaisia kuluja, joista ei koe hyötyvänsä.
Mitä hyötyä liiketoiminnan kanssa rakennetun roadmapin laatimisesta on?
Ehkä ostit ajatuksen, että olisi hyvä käydä strukturoituja keskusteluja liiketoiminnan edustajien kanssa. Onnistuminen vaatii nimenomaan sitä, että keskusteluilla on rakenne, ja että niiden tuloksia dokumentoidaan ainakin jossain määrin.
Keskustelut toimivat kaksisuuntaisena kommunikaatiokanavana. Sinä saat tietoa liiketoiminnan konkreettisista tarpeista ja samalla pystyt opettamaan liiketoimintaa lainalaisuuksista, joiden kanssa IT joutuu elämään.
Keskustelut tuottavat vaatimukset, joita vasten voit arvioida ratkaisuja
Ilman liiketoiminnalta tulevia odotuksia ja vaatimuksia, sinulla ei ole käytössä kriteerejä, joiden perusteella voit arvioida projektien oikeutusta. Tällöin ratkaisut eroavat vain teknisesti ja kustannuksiltaan. Silloin parhaan valinnan tekeminen on vaikeaa. Keskustelut ajautuvat usein juupas-eipäs-väittelyksi teknisistä yksityiskohdista, eikä keskustelu johda mihinkään.
Kun rakennat kehitys-roadmapin yhdessä muun organisaation kanssa, saat pohjan, jota vasten voit arvioida ehdotettuja ratkaisuja ja projekteja. Saat olennaisen, uuden dimension, jonka perusteella voit arvioida sitä, mitä ympäristössä pitäisi saada aikaan. Tämän uuden kriteeristön avulla voit erottaa tärkeät ja kiireelliset asiat toisistaan.
Kun keskustelet johtajien kanssa, saat tietoa uusista tarpeista hyvissä ajoin. Kun kerrot IT:n prioriteeteista ja rajoitteista ymmärrettävästi, saat aikatauluihin todennäköisesti enemmän pelivaraa.
Suhteet muihin yksiköihin paranevat
Kun käyt hyviä keskusteluja muiden yksiköiden kanssa, suhteet niihin paranevat. Hyville työkavereille kerrotaan mielellään omista suunnitelmista. Jos sinun ja organisaatiosi kanssa on mukava tehdä töitä, teiltä myös kysytään mielipidettä mieluummin, kuin jos aina vain esitätte syitä, miksi jotain asiaa ei oikein voi toteuttaa.
Roadmap, joka laaditaan YHDESSÄ liiketoiminnan kanssa, voi siis auttaa sinua näkemään paremmin tulevaisuuteen. Tällainen roadmap on kuin tutka, jonka avulla voit nähdä sumussa pidemmälle, kuin näkisit yksin omin silmin.
Roadmap, jossa kaikki kehitystarpeet on järjestetty niiden riippuvuuksien ja tärkeyden mukaan, antaa tekemiseen myös struktuuria. Vaikka kaikki aikataulut eivät aina pitäisi, sinulla on selkeämpi näkemys siitä, millaisia asioita tuleman pitää.
Arvosi yrityksessä nousee
Lisäksi kun olet proaktiivinen ja aktiivinen liiketoimintojen suuntaan, sinun panoksesi yrityksen kehittämiseen huomataan varmasti. Sen sijaan, että olisit jarruttamassa kehitystä, sinun aktiivisuus vie organisaatiota eteenpäin. Kaikki haluavat olla tekemisissä aktiivisen ja osaavan CIOn kanssa. Roadmap auttaa sinua siinä.
Sinun panoksesi yrityksen kehittämisessä huomataan varmasti.
Elämä ei tietysti aina mene suunnitelmien mukaan. Yhteisen, hyvässä laaditun roadmapin avulla, kaikki organisaatiossa tietävät IT:n prioriteetit ja syyt niihin. Sekin helpottaa tietohallintojohtajaan kohdistuvia paineita.
Uskon, että olet valmis käymään rakentavia keskusteluja liiketoimintojen kanssa. Kun laadit näistä keskusteluista yhteenvedon ja tunnistat liiketoimintojen odotukset ja sen, mitä se tarkoittaa IT-mielessä, voit laatia toimivan roadmapin, josta on aidosti hyötyä. Se tuo varmasti järjestystä kaaokseen.
Nyt ymmärrämme, että liiketoiminnan kanssa yhdessä laadittu roadmap voi nostaa osakkeitasi organisaatiossa samaan aikaan, kun se helpottaa kokemaasi painetta.
Kerron tulevassa kirjoituksessa tarkemmin, miten käytännöllinen, liiketoiminnan tarpeisiin perustuva roadmap laaditaan. Tilaa uutiskirjeeni, niin saat aina uusimmat kirjoitukseni.