Näin onnistut IT-ulkoistuksessa, osa 2: Laadi hyvä tarjouspyyntö
Tämä kirjoitus on jatkoa sarjaan, jossa kerron kokemuksiani siitä, miten onnistua IT-ulkoistuksessa. Tässä kirjoituksessa kerron, millainen on hyvä tarjouspyyntö.
Ensimmäisessä kirjoituksessa kerroin siitä, miksi kannattaa yrittää valita sopiva toimittaja. Löydät kirjoituksen täältä.
Oletko tuskaillut tarjouspyynnön tekemisen kanssa? Tiedätkö tunteen, kun yrittää kuvailla tarpeitaan, mutta ei oikein tiedä, mitä tarjouspyyntöön pitäisi sisällyttää ja minkä verran omasta tilanteestaan kannattaa kirjoittaa.
Tässä kirjoituksessa kerron, millainen on hyvä tarjouspyyntö, miten se rakentuu ja millaisia asioita tarjouspyynnön laatimisessa kannattaa ottaa huomioon. Vaikka käsittelenkin erityisesti IT-ulkoistustarjouspyynnön tekemistä, moni hyvän tarjouspyynnön periaate sopii mihin tahansa hankintaan.
Käsitellään aluksi lyhyesti sitä, miksi tarjouspyyntöön kannattaa panostaa.
Hyvä tarjouspyyntö on kullan arvoinen
Miksi tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa panostaa? Hyvä tarjouspyyntö saa laadukkaat tarjoajat tarjoamaan juuri oikeaa tuotetta tai palvelua asiakkaalle hyvään hintaan. Huonosti laaditun tarjouspyynnön avulla saa helposti tarjouksen palvelusta tai tuotteesta, joka ei itselle sovi.
Jos lukee remonttivinkkejä, yksi tärkeimmistä vinkeistä on yleensä kirjallisen tarjouspyynnön kirjoittaminen ja tarjouksien pyytäminen kirjallisena. Ongelmat niin remonttien kuin IT-palveluidenkin kohdalla alkavat yleensä siitä, kun kukaan ei oikein tiedä, mitä ollaan tekemässä. Kirjallinen, hyvin laadittu tarjouspyyntö auttaa ehkäisemään näitä ongelmia.
Hyvällä tarjouspyynnöllä saa siis parhaat toimittajat innostumaan tarjoamaan. Hyvä tarjouspyyntö myös säästää aikaa niin itseltä kuin toimittajakandidaateiltakin.
Huonolla tarjouspyynnöllä saa parhaassa tapauksessa täysin vertailukelvottomia tarjouksia, jotka saattavat vastata omaa tarvetta tai sitten eivät. Jos tarjouspyyntö on heikkotasoinen, toimittajan on vaikea tietää, mitä asiakas haluaa, ja mitä oikein pitäisi tarjota.
Huonosti tehty tarjouspyyntö hankaloittaa koko prosessia ja työllistää enemmän kaikkia osapuolia, koska epäselväksi jääneet asiat tulevat aina eteen myöhemmässä vaiheessa. Ainakin oma kokemukseni on osoittanut, että mitä pidemmälle epäselviksi jääneiden asioiden selvittäminen jää, sitä hankalammaksi se muuttuu.
Millainen sitten on hyvä tarjouspyyntö? Jatka lukemista, niin saat kysymykseen vastauksen.
Millainen on hyvä tarjouspyyntö?
Hyvästä tarjouspyynnöstä käy selkeästi ilmi, mitä asiakas haluaa ostaa. Hyvässä tarjouspyynnössä on siis kerrottu selkeästi, mitä asiakas on hankkimassa.
Hyvä tarjouspyyntö taustoittaa sopivasti hankintaa ja kertoo asiakkaan tarpeista ja tavoitteista sekä hankintaan liittyvistä rajoitteista.
Hyvä tarjouspyyntö jättää kuitenkin tarjoajalle sopivasti tilaa esittää omia näkemyksiään ja ehdottaa parasta mahdollista palvelukokonaisuutta. Siksi hyvä tarjouspyyntö on rakenteeltaan selkeä ja kuvaa oleelliset asiat riittävän tarkasti, mutta ei kuitenkaan määrittele ostettavaa kohdetta tarpeettoman tarkasti.
Hyvä tarjouspyyntö sisältää esimerkiksi seuraavia kohtia:
- Hankinnan kohteen kuvaus
- Vaatimukset joita asiakkaalla on tarjouksia ja tarjoajia kohtaan
- Tarjousprosessin eteneminen ja aikataulu
- Millä perusteilla valintoja tehdään (Tämä on erityisen tärkeää julkisissa hankinnoissa)
- Ohjeet hinnoittelun esittämiseen
- Tieto siitä, mitä tietoja tarjouksien pitää sisältää
Hyvän tarjouspyynnön rakenteeseen kannattaa panostaa. Esimerkiksi vaatimukset, joita asiakkaalla on tarjoajaa kohtaan, löytyvät hyvässä tarjouspyynnössä yhdestä paikasta. Niitä ei ole siroteltu ympäri valtavaa dokumenttien joukkoa.
Aloitetaan hyvän tarjouspyynnön läpikäynti sillä, että käsitellään hieman tarkemmin hankinnan kohteen kuvaamista.
Hyvä tarjouspyyntö kuvaa hankinnan kohteen
Hyvästä tarjouspyynnöstä käy selvästi ilmi, mitä ollaan ostamassa. Lisäksi hyvästä tarjouspyynnöstä käy ilmi, millaisia toiveita asiakkaalla on ympäristön kehittämisen suhteen. On tärkeää määritellä, mitkä kehitystoiveista aiotaan täyttää juuri tällä hankinnalla, ja mitkä asiat ovat vain taustoittamassa kokonaisuutta.
Ihmisillä tuppaa menemään sekaisin se, millaiseen ympäristöön hankintaa ollaan tekemässä, se mitä ollaan hankkimassa, ja mikä kaikki on muuttumassa. Tämä asioiden sekoittuminen on keskeinen haaste kaikessa kehittämisessä, niin myös tarjouksien pyytämisessä.
Koska asiat menevät ihmisillä helposti sekaisin, kannattaa panostaa siihen, että tarjouspyynnön rakenne olisi mahdollisimman selkeä. Hyvä tarjouspyyntö esittää asiat selkeästi.
Tarjouspyyntöä laadittaessa ja IT-ympäristöä kehitettäessä yksi asia ei mene koskaan hukkaan. Nyky-ympäristö kannattaisi kuvata riittävän tarkasti. Käsitellään sitä seuraavaksi.
Hyvässä tarjouspyynnössä kuvataan nyky-ympäristö riittävän tarkasti
Olen vuosien mittaan nähnyt monia asiakasorganisaatioiden IT-ympäristöjä. IT-ympäristöistä on saatavilla aika harvoin mallikelpoisia kuvauksia, vaikka hyvät kuvat auttavat kaikessa kehittämisessä.
Inhimilliseltä kannalta ongelma juontaa juurensa siitä, että asiantuntijat tuntevat oman ympäristönsä ilman kuviakin. Kuka nyt omasta ympäristöstä kuvia ja kuvauksia tarvitsisi?
Käytännössä kysehän on usein arkkitehtuurityön puutteista. Mitä monimutkaisempi ympäristö, sitä tärkeämpää on laatia ympäristöstä kunnolliset kuvat ja selostukset. Kun IT-infraan lisätään sovellukset ja sovellusten väliset riippuvuudet, on kokonaisuus lähes aina niin monimutkainen, että sen hahmottaminen vaatii kuvia.
Mitä monimutkaisempi ympäristö, sitä tärkeämpää on laatia ympäristöstä kunnolliset kuvat ja selostukset.
Arkkitehtuurityöstä on paljon hyötyjä. Olen kirjoittanut arkkitehtuurityön hyödyistä kirjoituksen, jonka löydät täältä.
Usein asiantuntijat pystyvät onneksi kertomaan oleelliset asiat ympäristöstä kysyttäessä. Silloin tarjouspyyntökäyttöön sopivien kuvausten tekeminen on ylipäätään mahdollista. Joskus kuitenkin tulee vastaan tilanteita, että kukaan ei oikein tiedä, miten asiat ovat.
Mitä sitten kannattaisi kuvata? Tässä on joitakin asioita, jotka yleensä kiinnostavat IT-toimittajia.
- Millainen asiakkaan oma IT-organisaatio on.
- Miten nykyiset IT-palvelut on toteutettu: ostamalla palvelua vai tekemällä itse
- Toimipisteiden lukumäärät ja sijainnit
- Palvelupisteen tikettimäärät
- Päätelaitteiden tyypit ja määrät
- Mitä työkaluja päätelaitteiden hallintaa käytetään
- Konesalien lukumäärät ja sijainnit
- Palvelinten määrät sekä virtualisointiteknologiat
- Tallennustilan tarve ja nopeusluokat
- Tietokantateknologiat
- Käytössä olevat pilvipalvelut
- Ryhmätyövälineet
Oman ympäristön kuvaamisen lisäksi on tärkeää kertoa vaatimuksista tai odotuksista, joita asiakkaalla on toimittajaa ja ostettavia palveluita kohtaan. Käsitellään näitä seuraavaksi.
Kerro selvästi palveluihin ja toimittajaan kohdistuvista vaatimuksista
Usein ihmisillä menee sekaisin se, mitä IT-ympäristössä on tällä hetkellä ja se, mitä ollaan tekemässä. Siksi on tärkeää pitää erillään nyky-ympäristön kuvaus ja palveluita koskevat vaatimukset. Vaatimukset tai omat tavoitteet voi halutessaan sijoittaa kokonaan omaan dokumenttiin.
Johonkin on tärkeää kuvata selkeästi se, mihin nimenomaisiin palveluihin on pyytämässä tarjousta.
Koska palveluiden kohdalla käy helposti niin, että päätyy vertaamaan omenoita appelsiineihin, on tärkeää kertoa suhteellisen tarkasti, mitkä ovat palveluihin kohdistuvat laadulliset vaatimukset. Muuten toimittajien tarjoamat palvelut eroavat melko varmasti toisistaan niin paljon, että niiden keskinäinen vertailu on vaikeaa.
Palvelupisteen osalta tällaisia laatuvaatimuksia ovat esimerkiksi:
- Palvelupisteen kielivalikoima ja palveluajat
- Miten nopeasti puhelimeen, chattiin tai sähköpostiin pitää vastata.
- Reagointiaika, jossa toimittaja ryhtyy ratkomaan ongelmia.
- Palvelupisteen ratkaisukyky. Jos esimerkiksi 80% puheluista pystytään ratkaisemaan 1.tasolla puheluun vastanneen henkilön toimesta, on palvelupiste osaavampi kuin sellainen, jossa kaikki puhelut vain rekisteröidään ja asiaan palataan erikseen.
Lisää laadullisia vaatimuksia on kuvattu mm. JHS-174:ssa. Löydät sen täältä.
Konesalipalveluiden osalta voi määritellä esimerkiksi seuraavia asioita:
- Ollaanko hakemassa asiakkaalle dedikoitua palvelinkapasiteettia, muiden asiakkaiden kanssa jaettua palvelinkapasiteettia vai ehkä julkisesta pilvestä tuotettavaa palvelinkapasiteettia?
- Tallennusjärjestelmän nopeudet ja kapasiteettitarpeet.
- Ylläpitopalveluiden palveluajat
- Mitä kaikkea ylläpitopalvelu sisältää? Onko kyseessä vain tietoturvapäivitysten automaattiasennus vai sisältääkö palvelu myös ongelmien selvittelyitä jne.? Tällä on ratkaiseva merkitys koko palvelun hinnan muodostukselle.
Yksi asia, joka kannattaa pyrkiä kuvaamaan, on oma kehitysroadmap. Se auttaa toimittajia hahmottamaan, miten ympäristö tulee kehittymään tulevaisuudessa. Jos esimerkiksi ympäristön koko ei ole nyt järin suuri, mutta se tulee kasvamaan voimakkaasti, kasvupotentiaali kiinnostaa toimittajia.
Jos taas ympäristöä ollaan siirtämässä suurelta osin pilveen tulevien vuosien aikana, kannattaa tällaisista kiinnostuksen kohteista mainita, sillä asialla on iso vaikutus toimittajan kapasiteetin suunnitteluun ja myös toimittajavalintaan.
Jos kehitystä tulee olemaan paljon, kannattaa tarjouspyynnössä, toimittajien vertailuissa ja neuvotteluissa muutenkin painottaa kehitysnäkökulmaa enemmän kuin hyvin vakiona pysyvän ympäristön kohdalla.
Hyvä tarjouspyyntö kertoo tarjousprosessin aikataulun
On hyvä kertoa jo tarjouspyynnössä, miten ja missä tahdissa prosessi tulee etenemään. Se helpottaa kaikkien osapuolien työtä.
Toimittajilla on yleensä samaan aikaan käynnissä useita tarjouskilpailuja. Siksi he arvostavat sitä, että tarjouksen tekemiseen annetaan riittävästi aikaa.
Jos esimerkiksi lähettää tarjouspyynnön juhannuksen jälkeen ennen kuin on itse jäämässä lomille ja pyytää jättämään tarjoukset elokuun ensimmäisellä viikolla, voi olla aika varma siitä, että tarjouspyyntö on joko tehty hutiloiden tai sen tekemiseen on käytetty kakkos- tai kolmosketjun kavereita. Järkevä aikataulu auttaa siis asiakasta menestymään.
Myös neuvotteluille ja tarjousten vertailuille kannattaa jättää riittävästi aikaa.
Hyvässä tarjouspyynnössä kerrotaan selkeät valintaperusteet
Erityisesti julkisessa tarjouspyynnössä on jo hankintalain vaatimusten vuoksi tärkeää kertoa, miten tarjouksia tullaan vertailemaan. Painotukset hinnan ja laadun välillä kertovat paljon siitä, mitä asiakas arvostaa.
Vaikka yksityisellä puolella elämä on valintojen tekemisen suhteen paljon helpompaa, on hyvä kertoa toimittajille selkeästi, mitä asioita asiakas arvostaa, ja mihin valintaprosessissa tullaan kiinnittämään huomiota.
Erityisen tärkeää on antaa indikaatio siitä, onko kyse ensisijaisesti hintakilpailusta vai etsitäänkö mahdollisimman laadukasta palvelua. Toimittajilla on usein monia tapoja tuottaa palvelua, ja tarjottava kokonaisuus rakennetaan yleensä asiakkaan toiveiden ja kilpailutilanteen mukaan.
Älä unohda hinnoittelutaulukkoa
Hyvä hinnoittelutaulukko on tarjouksien vertailun perusta. Jos toimittajat saavat päättää täysin itse, miten esittävät hinnoittelunsa, voi olla varma, että hintojen vertailu on täysin mahdotonta.
Kannattaa asettaa raamit sille, missä muodossa hintoja esitetään.
Hyvä hinnoittelutaulukko luo pohjan myöhemmässä vaiheessa tapahtuvalle hintojen vertailulle. Siksi hinnoittelutaulukon tekemiseen kannattaa panostaa jo tarjouspyyntöä laadittaessa.
Hintojen vertailussa voi mennä myös toiseen ääripäähän. Toimittajilla on käytössään useita erilaisia hinnoittelumalleja, jonka vuoksi yksi tietty malli ei sovi kaikille toimittajille. Mielestäni tämän vuoksi hyvin tehty kilpailutus vaatii järkevyyttä sen suhteen, minkä verran toimittajille antaa mahdollisuuksia esittää omia hinnoittelutapojaan tarjouksessa.
Mitä tietoja tarjouksien pitää sisältää?
Hyvässä tarjouspyynnössä on kerrottu selvästi, mitä dokumentteja tarjouksen pitää sisältää. Tämä on erityisen tärkeää julkisissa hankinnoissa, jossa yhden dokumentin unohtaminen voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
Kuitenkin myös yksityisellä puolella kannattaa kuvata selkeästi, mitä kaikkea tarjoajan pitää toimittaa. Tässä joitakin esimerkkejä asioista, joita kannattaa pyytää:
- Tarjoajan esittely
- Täytetty hinnoittelutaulukko
- Projektisuunnitelma
- Referenssit
- Palvelukuvaukset
- Lakisääteiset toimitettavat tiedot
Yhteenveto
Olen käsitellyt tässä kirjoituksessa hyvän tarjouspyynnön piirteitä. Hyvä tarjouspyyntö tähtää tietysti mahdollisimman hyvän kumppanin löytymiseen ja itselle mahdollisimman sopivien palveluiden ostamiseen mahdollisimman edullisesti.
Mitä laajempi palvelukokonaisuus on kyseessä, sitä työläämpi tarjousprosessi on. Hyvin valmisteltu tarjouspyyntö auttaa prosessin sujuvoittamisessa ja varmistaa tärkeässä projektissa onnistumisen.
Jos koet tarjouspyynnön laatimisen työlääksi ja haluaisit päästä siinä helpommalla, tutustu palveluuni, jossa autan tarjousprosessissa.
Seuraava tähän sarjaan kuuluva kirjoitus käsittelee mm. tarjousneuvotteluja ja päätöksentekoa. Tilaa uutiskirjeeni, niin saat tietää heti, kun julkaisen seuraavan kirjoituksen.