Kaikissa IT-ympäristöissä on teknistä velkaa - kaikki tietävät sen.
Tässä kirjoituksessa kerron, miksi IT:n tekninen velka kannattaa tehdä muulle organisaatiolle näkyväksi? Ja miten siinä voi onnistua?
Jos haluat katsoa mieluummin videon, löydät sen täältä.
Lisäksi kerron, mitä IT-johtaja voi käytännössä tehdä asian hyväksi.
Lähetään kuitenkin liikkeelle siitä mitä IT:n tekninen velka tarkoittaa.
Mitä tekninen velka tarkoittaa?
Tekninen velka tarkoittaa kustannuksia, joita syntyy kun IT-ympäristöä ei uudisteta riittävän nopeassa tahdissa. IT-ympäristöön alkaa pesiytymään vanhaa teknologiaa ja vanhoja ratkaisuita, jotka alkaavat haittaamaan muuta kehitystä.
Toinen teknisen velan lähde on ohjelmistokehitys. Kun kehitysresurssit laitetaan jonkun tietyn toiminnallisuuden saamiseen ulos, taustalle jää rakenteellisia ongelmia, jotka pitää myöhemmin korjata.
Tämä on yleensä ihan tietonen päätös, joten sillon otetaan tietoisesti teknistä velkaa, joka on tarkoitus maksaa myöhemmin pois. Tämän takia sprinteissä on yleensä varattu jonkun verran aikaa teknisen velan maksamiseen.
Ihan samalla tavalla kuin kirjaimellinen velka voi kasaantua ja kasvaa korkoa ja tulla sitä kautta kalliiksi, tekninen velkakin voi kasaantua ja kasvaa korkoa. Jos velkaa ei makseta pois ajoissa, sen maksaminen tulevaisuudessa on kalliimpaa kuin nyt.
Tekninen velkakin voi kasaantua ja kasvaa korkoa. Jos velkaa ei makseta pois ajoissa, sen maksaminen tulevaisuudessa on kalliimpaa kuin nyt.
Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että IT-ympäristössä on vanhaa teknologiaa, jota on vaikea uusia. Esimerkiksi joku loppukäyttäjän käyttämä ohjelma on toteutettu niin, että se vaatii toimiakseen vanhoja ohjelmistokomponentteja.
Ja koska siellä on vanhoja ohjelmistokomponentteja, ei päästä uusimaan muita ohjelmia siitä ympäriltä, koska vanhentuneet softat ei enää toimisi uudessa ympäristössä.
Juuri nämä keskinäiset riippuvuudet, mitä IT-ympäristöissä on, tekevät ympäristöjen uudistamisesta ja teknisen velan maksamisesta vaikeaa.
Miksi teknisellä velalla on merkitystä bisnekselle?
IT-ympäristöön kertynyt tekninen velka voi haitata liiketoiminnan suunnitelmia digitalisoitumisen suhteen. Jos bisnes ei ymmärrä, miten nykyisen IT-ympäristön ongelmat hidastavat kehitystä, näitä ongelmia ei osata ottaa huomioon.
Tämä on yksi syy miksi monet digitaalisen transformaation projektit epäonnistuvat.
Katso tekemäni video siitä, miksi digitaalinen transformaatio on osoittautunut monille vaikeaksi. Löydät sen täältä.
Käytännössä käy siis niin, että kun liiketoimintajohto haluaa ajaa jonkin sellasen muutoksen läpi, joka vaatisi uuden teknologian käyttönottoa tai uusien työtapojen omaksumista, se osoittautuu vaikeammaksi kuin johto ajatteli.
- Tämä voi näkyä jopa asiakkaille. Asiakkaille ei pystytä tarjoamaan moderneja palveluja. Joku asia siinä omassa ympäristössä tekee uuden teknologian integroinnin vanhaan ympäristöön hankalaksi.
- Koska IT-ympäristössä on teknistä velkaa, IT-tiimien aika menee erilaisten tulipalojen sammuttamiseen ja ympäristön ylläpitoon, eikä aikaa jää niille projekteille, joita liiketoimintajohto haluaisi toteuttaa.
- Tekninen velka voi tarkoittaa yllättäviä katkoja ja sitä kautta liiketoiminnan keskeytymistä.
- Velka voi näkyä siinä, että keskeisiä järjestelmiä on rakennettu sellaisilla teknologioilla, että niihin ei saa riittävää tukea. Jos esim. ERP on tehty näin, velan maksaminen pois voi olla miljoonainvestointi.
Tekninen velka voi laskea koko yrityksen arvoa
Se, että tekninen velka voi laskea koko yrityksen arvoa, voi yllättää liiketoimintajohdon ja se voi tulla kalliiksi, koska tekninen velka voi hidastaa muutosta joka halutaan saada aikaan.
Velka voi vaikuttaa kirjaimelliseen yrityksen arvoon, koska jos yritys myytäisiin, voi olla, että arvoon pitäis tehdä alaskirjauksia, jotta teknisen velan maksaminen saadaan huomioitua.
Miten tästä ongelmasta sitte pääsee eroon? Puhutaan vähän siitä.
Miten teknistä velkaa kannattaa hallita?
Teknistä velkaa voi hallita kahdella tavalla:
- Vältetään uutta teknistä velkaa
- Maksetaan vanhaa velkaa pois
Käsitellään seuraavaksi näitä kumpaakin.
Vältä uutta teknistä velkaa
Ensinnäkin vältetään uutta velkaa. Kun tehdään uusia ratkaisuja, yritetään suunnitella ja toteuttaa ne niin, että ei oikaista liikaa, vaan tehdään heti ensimmäisellä kerralla asiat kunnolla.
Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että panostetaan hyvään arkkitehtuuriin, laadukkaisiin tuotteisiin, joilla on riittävä elinkaari ja tuki, sekä hyvään dokumentaatioon.
Maksa pois vanhaa velkaa
Toinen tapa hallita velkaa, on maksaa vanhaa teknistä velkaa pois. Se tarkoittaa esimerkiksi vanhentuneiden ratkaisuiden uusimista.
Se voi tarkoittaa esimerkiksi sovellusten ja IT-infran modernisoimista tai data-arkkitehtuurin modernisoimista.
Mitä IT-johtaja voi ihan käytännössä tehdä? Jatka lukemista, niin saat tietää.
Mitä IT-johtajan kannattaa tehdä?
Pahin virhe mitä voi tehdä, on näiden ongelmien piilottelu. Teknisestä velasta kannattaa puhua avoimesti ja niin, että muut ymmärtävät mistä on kyse. Siksi tekninen velka pitäisi tehdä näkyväksi liiketoiminnalle.
1. Tee tekninen velka näkyväksi liiketoiminnalle
Kannattaa tehdä lista niistä asioista, jotka aiheuttavat ongelmia bisnekselle. Ei kannata yrittää listata kaikkea mahdollista, vaan keskittyä olennaisimpiin kohteisiin, joilla on selvästi vaikutusta liiketoimintaan.
2. Arvioi velan vaikutus liiketoimintaan
Sitten kannattaa arvioida yksittäisten kohteiden vaikutusta ja tehdä vaikutus näkyväksi.
Kirjoita auki, mitä konkreettisia seurauksia tällä velalla on: Mihin velka vaikuttaa ja mitä kautta bisnes kärsii.
Tämä on hyödyllinen harjoitus, koska kun kirjoittaa ylös ajatuksia, näkee, onko logiikka kunnossa ja kestävätkö omat perustelut, jos joku kyseenalaistaa niitä.
3. Selvitä mitä vaihtoehtoja velan maksamiseksi on
Selvitä mitä eri tapoja on päästä teknisestä velasta eroon ja mitä näiden eri tapojen toteutus tarkoittaisi. Priorisoi näitä vaihtoehtoja, jotta liiketoiminnalle voi esittää IT:n mielestä parhaan tavan ja vielä vaihtoehtoisia tapoja, koska niitä varmasti kysytään.
4. Hae johdolta rahoitusta hankkeille
Jos näitä asioita ei voida tehdä IT:n toimesta ilman ulkopuolista hyväksyntää tai budjettia, käy ongelmia ja ratkaisuehdotuksia läpi johdon kanssa ja hae tukea sille, että lähdetään maksamaan velkaa pois.
5. Nosta valittuja kohteita roadmapille
Nosta valittuja kohteita roadmapille. Ei kannata yrittää saada kaikkea tehtyä kerralla, koska ei se oo aikasemminkaan onnistunut.
Katso tekemäni video liiketoimintalähtöisen IT-roadmapin tekemisestä.
6. Arvioi säännöllisesti teknistä velkaa
Kannattaa palata tähän velkalistaan säännöllisesti ja päivittää sitä. Tällä tavalla voi myöhemmin tarttua uusiin asioihin ja saada niitäkin työn alle.
Yhteenveto
Tähän taakse kätkeytyy tietysti paljon metodiikka.
Jos tuntuu siltä, että tätä olisi hyvä katsoa ulkopuolisen kanssa, ole ihmeessä yhteydessä.
Jos taas haluat viedä asiaa itse eteenpäin, niin toteuttamalla näitä yksinkertaisia askelia, saat asiaa varmasti parempaan kuntoon.