Pitääkö sinun tehdä PowerPoint-esitys johdolle?
Pitäisikö johto saada tekemään päätöksiä?
Hyvän esityksen avulla pystyt auttamaan kuulijoita ymmärtämään haluamasi asiat ja tekemään asiasta oikeita johtopäätöksiä.
Oikein rakennetun PowerPoint-esityksen avulla on helpompi ohjata keskustelu oikeille urille ja tehdä päätöksiä.
Teen itse työssäni paljon ylimmälle johdolle suunnattuja esityksiä. Tässä kirjoituksessa kerron koeteltuja vinkkejä, joiden avulla pystyt parantamaan PowerPoint-esityksiesi laatua ja tekemään vaikutuksen johtoon.
Olen suunnannut kirjoituksen IT-alan ammattilaisille, joiden tehtävänä on tuottaa esitys, jolla voi vaikuttaa yrityksen johtoon.
Kirjoitin aiemmin ongelmista, joita esityksen rakentamisessa voi tehdä kirjoituksessa 7 virhettä joiden vuoksi PowerPoint-esityksesi ei toimi.
Vaikka puhunkin tässä PowerPoint-esitysten laatimisesta, vinkit ovat paljon yleisempiä periaatteita, miten rakennetaan ymmärrettävä ja luottamusta herättävä esitys.
Vinkki nro 1: Mieti PowerPoint-esityksen tarkoitusta
Ennen kuin alat laatimaan dioja tai muuta materiaalia, pysähdy miettimään, mikä on esityksen tarkoitus. Onko tarkoitus raportoida jonkin asian edistymistä tai ehkä saada hyväksytettyä jokin hankinta tai päätös?
- Kirkasta itsellesi esityksen tarkoitus. Kokeile kirjoittaa esityksen tarkoitus auki. Se tyypillisesti kirkastaa ajattelua.
- Mieti, miten rakennat loogisen tarinan, jolla johdattelet kuulijat haluamaasi lopputulokseen. Tämä ei tarkoita manipulointia, vaan sitä, miten ihmisiä autetaan saamaan riittävästi tietoa, että he voivat tehdä saman johtopäätöksen, jonka sinä olet jo tehnyt.
- Listaa asiat, joista pitää kertoa. Voi olla, että tämän jälkeen tiedät jo, millaisista asioista pitää rakennella dioja.
Koska olet jo todennäköisesti rynnännyt tekemään dioja ennen tätä vaihetta, tunnista nyt sellainen materiaali, joka ei tue esityksen tarkoituksen täyttymistä ja jätä se pois.
Vinkki nro 2: Mieti mitä kuulijat tietävät (tai eivät tiedä)
Mieti, mitä kuulijat todennäköisesti tietävät ja mitä he eivät tiedä. Tämä vaihe vaatii kykyä asettua kuulijoiden asemaan. Kysy itseltäsi:
- Mitä he tietävät, vaikka eivät olekaan kyseisen alan asiantuntijoita?
- Mitä he eivät tiedä?
- Minkä asioiden ymmärtäminen voi olla vaikeaa?
Pohdi tämän jälkeen seuraavia asioita:
- Miten vaikeita asioita voisi yksinkertaistaa? Miten voisit kertoa asioista niin, että asian voisi ymmärtää riittävällä tasolla, vaikkei olekaan alan asiantuntija?
- Mitä yksityiskohtia voisit jättää pois? Yksityiskohtien karsiminen on monelle asiantuntijalle vaikeaa. Jätä yksityiskohtia kuitenkin pois ja huomaat, että kuulijat arvostavat sitä.
Tässä ei kannata kuitenkaan sortua lastentarhatason esityksen rakentamiseen. Sekin on ärsyttävää, jos kaikki tutut perusasiatkin on väännetty rautalangasta niin, että kuulijat kokevat, että heitä aliarvioidaan. Tarvitaan siis tasapainoa.
Varo kuitenkin "tiedon taakkaa". Ihmisen on usein vaikea asettua toisten asemaan ja mieltää, mikä on sellaista tietoa, mikä itsellä on, mikä pitäisi välittää toisillekin, jotta he voisivat ymmärtää asian. Käsittelen asiaa enemmän aiemmassa kirjoituksessani 7 virhettä joiden vuoksi PowerPoint-esityksesi ei toimi.
Nyt mennään asioihin, joita esitykseen kannattaa sisällyttää.
Vinkki nro 3: Kerro miten analyysi tai projekti on tehty
Jos kyse on jonkin projektin tulosten esittelystä, käytä ainakin yksi dia siihen, että kerrot projektista. Tämä lisää luottamusta tehtyyn työhön.
Kun kuulijat näkevät, että työ on tehty huolellisesti ja asiantuntevasti, projektin tuloksetkin on helpompi ottaa vastaan, vaikka viesti ei olisikaan mukavaa kuultavaa.
Harkitse ainakin seuraavien asioiden kertomista:
- Ketkä ovat osallistuneet projektiin?
- Keitä on mahdollisesti haastateltu tai ketkä ovat olleet mukana työpajoissa?
- Milloin työ on tehty?
- Miten pohjatietoja on kerätty?
- Millaisia menetelmiä projektissa on hyödynnetty?
Vinkki nro 4: Mene suoraan asiaan ja kerro johtopäätös esityksen alussa
Yksi tyypillinen ongelma, mitä esityksissä näkee, on se, että esitys muodostaa hienon tarinan, joka huipentuu päätettäviin asioihin. Tässä piilee iso ongelma!
Tällaisen rakenteen vuoksi koko palaveriaika käydään tarinaa läpi, ja kun tulee aika tehdä päätöksiä, herättää se keskustelua, joka vaatisi aikaa. Palaveriin varattu aika on kuitenkin jo käytetty. Ja näin päätöksien tekeminen siirtyy, koska uusi aika löytyy vasta pitkän ajan päästä.
Asioiden ei tarvitsisi mennä näin. Ratkaisu löytyy siitä, että kerrotaan heti aluksi se, mikä on projektiryhmän johtopäätös tai suositus ja mistä pitäisi tehdä päätös.
Tämän ansiosta tärkeisiin keskusteluihin päästään heti aluksi ja keskustelulle jää riittävästi aikaa. Loppuosa esityksestä on silloin olemassa vain sitä varten, että sieltä kaivetaan päätöksenteossa tarvittavia perusteluita.
Jos pistät tästä kirjoituksesta yhden asian käytäntöön, kokeile tätä!
Vinkki nro 5: Kerro mitä vaihtoehtoja harkittiin
Jos olet esittämässä hankintaa tai haet päätöstä johonkin asiaan, kerro aina vaihtoehdoista. Mikään ei ole niin ärsyttävää kuin se, että joku tulee sanomaan, että näin pitää tehdä eikä muita vaihtoehtoja ole.
Johtajat haluavat aina tietää, mitä vaihtoehtoja olisi tarjolla. Voidaanko asia ehkä jättää tekemättä? Sen sijaan, että ostetaan jotain tuotteita, voitaisiinko ostaa palvelua? Mitä muita vaihtoehtoja olisi tarjolla?
Jos vetää mutkia suoraksi ja lyhentää esitystä jättämällä vaihtoehdot pois, ajaa varmuudella miinaan. Miksi? Koska se vähentää luottamusta.
Kerro siksi avoimesti, mitä vaihtoehtoja on tarkasteltu ja kerro, miksi nämä muut vaihtoehdot on hylätty. Se lisää luottamusta.
Kuulijat pystyvät tällöin nopeasti arvioimaan, ovatko he samaa mieltä näistä arvioista. Jos he ovat samaa mieltä, heidän on helpompi tehdä myönteinen päätös.
Vinkki nro 6: Älä unohda käsitellä riskejä
Kerro aina, mitä riskejä tilanteeseen tai päätökseen liittyy. Miksi riskien käsitteleminen on tärkeää?
Muista, että mikään asia ei ole riskitön. Riskien kuvaaminen auttaa kuulijoita arvioimaan, ovatko he samaa mieltä. Lisäksi monet päätökset tehdään riskien minimoimiseksi.
Kerro yksinkertaisesti, mitä riskin toteutumisesta voi seurata. Voi olla syytä kertoa myös, miten todennäköistä riskin realisoituminen on.
Kaikki liiketoiminta sisältää riskejä. Jos riskit ovat nolla, yleensä mahdollisuudetkin ovat olemattomat. Siksi on normaalia, että tilanteeseen liittyy riskejä. Kaikkia riskejä ei siksi haluta välttää.
Tässä ei ole tarkoitus maalata piruja seinille, joten riskejä kuvatessa ei kannata liioitella. Kuulijoilla alkavat hälytyskellot soimaan, jos riskiarvio näyttää epärealistiselta.
Toisaalta jos riskiarvio näyttää realistiselta ja tasapainoiselta, se lisää esityksen uskottavuutta.
Vinkki nro 7: Kerro rehellisesti ehdotuksen hyvät ja huonot puolet
Jokaisessa ehdotuksessa on sekä hyviä että huonoja puolia. Johto haluaa tietää molemmista.
Johto etsii aina mahdollisuuksia kehittää toimintaa. Päätöksiä tehdään mm. sen mukaan, miten hyödylliseksi jokin asia koetaan. Siksi on tärkeää nostaa esille ehdotuksen hyvät puolet. Tässä on tärkeää keskittyä liiketoimintahyötyihin.
Meillä IT-ihmisillä on taipumus korostaa ratkaisujen teknisiä etuja. Johtajien voi olla vaikea nähdä, mitä hyötyä bisnekselle on näistä teknisistä hienoista asioista. Siksi on tärkeää kääntää edut liiketoimintahyödyiksi.
Asioista puhuminen liiketoimintahyötyjen kautta on hyödyllistä, koska se auttaa näkemään teknisten ratkaisujen taakse. Voi nimittäin olla, että joku meistä kiinnostava ratkaisu ei juurikaan hyödytä liiketoimintaa.
Toisaalta on tärkeä tehdä selväksi, jos jokin ratkaisu kyllä ratkaisee asian lyhyellä tähtäimellä, mutta vaikeuttaa elämää myöhemmin. Monesti arkkitehtuuriin liittyvät asiat ovat tällaisia.
Huonoon arkkitehtuuriin perustuvalla ratkaisulla saadaan asia ratkaistua, mutta asia tulee pitkässä juoksussa kalliiksi, kun huonoa arkkitehtuuria pitää lähteä korjaamaan.
Vinkki nro 8: Kerro mitä seuraa siitä jos ei tehdä mitään
Jos yrityksen johto toteuttaisi aina kaikki ehdotukset, mitä henkilökunta esittää, hukkuisi yritys kehitysprojekteihin. Se olisi kannattavan liiketoiminnan loppu. Siksi johtajat miettivät aina, voisiko jonkun asian jättää vain tekemättä.
Johtajat miettivät aina, voisiko jonkun asian jättää vain tekemättä.
Hyvin usein asian voi jättää tekemättä eivätkä seuraukset ole kummoisia. Siksi tämä vaihtoehto on houkutteleva. Fiksu asiantuntija tietää tämän ja valmistautuu argumentoimaan, miksi tekemättä jättäminen ei ole vaihtoehto.
Pyri siis kertomaan esityksessä selkeästi, mitä seuraa siitä, jos päätös on eri, mitä olet suosittelemassa.
Vinkki nro 9: Pidä yhteenvedon pituus alle 10 kalvossa
Ihmiset eivät jaksa keskittyä ja lukea pitkiä esityksiä läpi. Siksi esitys on hyvä pitää varsin lyhyenä. Kymmenen kalvoa on hyvä nyrkkisääntö, johon kannattaa pyrkiä.
Lyhyt esitys antaa tilaa keskustelulle, joka on tärkeää päätöksenteon kannalta. Lisäksi lyhyt esitys pakottaa miettimään, mitkä asiat ovat välttämättömiä päätöksenteolle ja mitkä puolestaan eivät ole välttämättömiä.
Usein on parempi siirtää yksityiskohtia ja taustatietoja lisämateriaaliin, jotta varsinainen esitysmateriaali pysyy kompaktina.
Kuulijat todennäköisesti saavat materiaalin etukäteen ja voivat perehtyä lisämateriaaliin aikataulunsa ja mielenkiintonsa puitteissa.
Vinkki nro 10: Pyydä kommentteja ennen materiaalin lähettämistä
Yksi ongelma, mikä esitysten ja materiaalien laatimisessa tulee vastaan, on se, että ihminen sokeutuu omalle materiaalillensa.
Ihminen sokeutuu omalle materiaalillensa. Omassa päässä voi olla todisteluketjun palasia, joita ei ole huomannut sisällyttää esitykseen.
Siksi on hyvä pyytää kommentteja muilta. Näytä siksi materiaalia muille ja pyydä heitä arvioimaan, onko esitys looginen ja ymmärrettävä.
Tämä on hyvä logiikkatesti. Itsellä saattaa olla omassa päässä jokin todisteluketju, jota ei ole huomannut kirjoittaa esitykseen. Kun ulkopuolinen katsoo esitystä, hän voi huomata, että kokonaisuus ei ole loogisesti aukoton.
Toiset silmät auttavat myös miettimään, millaisia kysymyksiä tai vastaväitteitä voi herätä. Sen ansiosta voi esitystä täydentää tai selventää tai ainakin voi valmistautua perustelemaan asioita näkökulmista, jotka eivät itselle olisi tulleet mieleen.
Vinkki nro 11: Tarkista PowerPoint-esityksen oikeinkirjoitus
Moni sanoo, että ei materiaalien oikeinkirjoitus ole tärkeää. Todellisuudessa se on. Kieliopi- ja krijoitusvirheet syövät aineiston ja sen tekijän uskottavuutta.
Siksi kannattaa käydä aineisto läpi kirjoitusvirheiden varalta. Toki mihin tahansa materiaaliin voi jäädä joku kirjoitusvirhe, kaikki ymmärtävät sen.
Jos materiaali vilisee virheitä, kertoo se kiireestä ja huolimattomuudesta. Se herättää epäluuloja myös sisältöä kohtaan.
Vinkki nro 12: Testaa PowerPoint-esityksen toimivuus esitysmoodissa
Jokaiselle PowerPointia käyttäneelle on varmasti tuttua, että esitys on hyvä niin kauan kuin sitä katselee muokkaustilassa.
Jos kuitenkin laittaa PowerPointissa esitysmoodin päälle, huomaa, että kalvoissa olikin animaatioita, jotka eivät toimi juuri tässä esityksessä. Tai voi olla, että animaatioita tarvitaan lisää, jotta asia tulee esiin sopivissa palasissa.
Yhteenveto
Tässä oli muutama hyväksi havaitsemani vinkki, joilla voit onnistua rakentamaan hyvän PowerPoint esityksen, joka toimii myös johtoryhmissä. Hyvä esitys antaa ammattitaitoisen kuvan esittäjästä ja rakentaa luottamusta kuulijoissa.
Hyvät esitysmateriaalit ovat yksi lenkki ketjussa, jonka avulla johtoa sitoutetaan IT:n kehittämiseen ja rakennetaan luottamusta siihen, että IT tekee oikeita asioita ja auttaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisessa.
Jos yrität saada teidän firman johtoa ymmärtämään IT:n kehityksen problematiikkaa ja sitoutumaan pitkäjänteiseen kehitykseen, ole yhteydessä, niin voimme jutella siitä, mitkä asiat ehkä auttaisivat sinua saavuttamaan tavoitteesi.
Jos tästä artikkelista oli sinulle hyötyä, tilaa uutiskirjeeni, niin saat tiedon sähköpostiisi, kun julkaisen uusia kirjoituksia.