Tässä kirjoituksessa kerron, miksi jokaisen IT-yksikön kannattaisi laatia oma visio, ja miksi se on todella arvokas työkalu IT:n johtamisessa.
Voit myös katsoa oheisen videon, jonka näet klikkaamalla yllä olevaa kuvaa.
Aloitetaan siitä mikä IT:n oma visio oikein on.
Mikä IT:n oma visio on?
Kun puhutaan yrityksen visiosta, niin sillon visio keskittyy siihen, millaiseksi koko yritys haluaa muuttua. Se kuvaa siis sellasta tavoitetilaa, johon yritys on matkalla.
Yritykselle visio antaa suunnan mitä kohti koko tätä firmaa viedään, ja sen avulla organisaation osat ja yksilöt voivat alkaa miettimään, mitä heidän pitää saada aikaiseksi, että tähän tavoitteeseen oikeasti päästään.
IT tarvitsee samasta syystä vision. IT:n oma visio kertoo, miten IT:n pitää muuttua, jotta IT mahdollistaa koko organisaation tavoitetilan toteutumisen.
IT:n oma visio kertoo, miten IT:n pitää muuttua, jotta IT mahdollistaa koko organisaation tavoitetilan toteutumisen.
IT-vision pitää siis heijastaa mahdollisimman tarkasti organisaation tavotteita.
Visio kuvaa yleensä pidemmän aikavälin tavotetilaa.
Ehkä ensimmäinen ajatus, mikä monella voi tulla mieleen on, että eikö se riitä, että organisaatiolla itsellään on visio. Tässähän on vaarana, että IT alkaa menemään omaan suuntaansa, jos niillekin pitää alkaa tekemään visiota ja srategiaa!
Pohditaan siis hieman sitä, miksi on kaikesta huolimatta järkevää kirjoittaa IT:lle visio.
Miksi yrityksen visio ei riitä?
Oletetaan, että yritystasolla meillä on jo visio. Ongelma mikä yritystason vision kanssa on, on siinä, että yrityksen visio ei yleensä sano mitään IT:stä.
Vaikka yrityksen visio olisi ylimmälle johdolle itsellensä ihan selkeä, niin yleensä alemmilla tasoilla vision yhteys omaan tekemiseen muuttuu epäselväksi.
IT:n oma visio konkretisoi sitä, mitä yritys haluaa saada aikaiseksi IT:n kannalta. Se antaa IT:lle konkreettisempaa suuntaa sen suhteen, miten IT:tä pitää kehittää, jotta IT saadaan tukemaan koko yrityksen tavotteiden toteuttamista.
Visio voidaan ajatella myös arkkitehtuuriperiaatteina, jotka on johdettu yrityksen strategiasta. Arkkitehtuuriperiaatteet kertovat, miten IT:tä kannattaa kokonaisuutena rakentaa, jotta kokonaisuus menisi oikeaan suuntaan.
Visio voidaan ajatella myös arkkitehtuuriperiaatteina, jotka on johdettu yrityksen strategiasta.
Käydään seuravaaksi läpi neljä hyötyä, jotka IT-vision laatimisesta seuraa. Käydään ensin läpi ongelma, joka tulee vastaan ilman IT-visiota ja sitten, miten IT-visio auttaa kyseisessä tilanteessa.
1. Ongelma: Ilman visiota IT on tuuliajolla
Jos IT-organisaatiolla ei ole mitään omaa näkemystä tulevaisuudesta, niin ollaan aikalailla tuuliajolla.
Omaa ympäristöä tietysti kehitetään ja tehdään kaikenlaista, mutta draiveri tekemiselle on yleensä jonkun vanhan uusiminen.
Jos näkemys tulevaisuudesta on puutteellinen ja uusitaan vain vanhaa teknologiaa, kehitys on tyypillisesti inkrementaalista, eli tehdään samoja asioita kuin ennenkin, mutta vaan vähän uudemmalla teknologialla.
Sehän on ihan ok, jos toimintaympäristö pysyy staattisena ja lähtötila oli jo hyvä. Mutta jos toimintaympäristö oikeasti muuttuu, saman asian tekeminen vain vähän uudemmalla tekniikalla ei kanna kovin pitkälle.
Joka kerta kun tehdään päätöksiä siitä, miten jotain vanhaa uudistetaan, sitoudutaan valittavaan teknologiaan ja siitä seuraaviin rajotteisiin yleensä vuosiksi.
Ratkaisu: IT-visio auttaa tekemään parempia päätöksiä
Jos IT:lle laaditaan visio, se auttaa valitsemaan ratkaisuita, jotka vievät kokonaisuutta pala kerrallaan kohti uutta tavoitetilaa.
Kun IT:llä on visio, niin joka kerta, kun uusitaan teknologiaa ja tehdään sopimuksia, voidaan tehdä päätöksiä, jotka vievät kokonaisuutta oikeaan suuntaan.
Konkreettinen IT-visio auttaa ihmisiä ymmärtämään ja muistamaan, mihin ollaan matkalla ja millaisia ratkaisuita kannattaa suosia.
2. Ongelma: IT:tä ohjaavat ulkopuoliset voimat
Toinen asia mitä näkee paljon, on myyjien kyky ohjata asiakkaita.
Isot teknologiavalmistajat ovat todella hyviä kouluttamaan kumppaniverkostoa ja sitä kautta vaikuttamaan loppuasiakkaisiin.
Jos asiakkaalla ei ole itsellään selkeää näkemystä siitä, mihin suuntaan IT-ympäristöä halutaan kehittää, sillon otetaan helposti käyttöön kaikenlaista, mitä myyjät ehdottelevat. Se voi olla tietysti hyväkin asia, mutta sitä ei voi tietää, koska ei ole mitään, mihin verrata.
Eli ilman näkemystä tulevaisuudesta, kehitys on sattumanvaraista. Aika harva toimitusjohtaja haluaisi, että IT:n kehitys on sattumanvaraista!
Ratkaisu: IT-vision avulla IT pääsee kehityksessä kuskin paikalle
IT:n oma visio auttaa konkretisoimaan IT:n kehityksen suuntaa.
Kun yrityksellä on itsellään selkeä näkemys kehityksen suunnasta, ei olla enää myyjien ja pre-sales-asiantuntijoiden armoilla, vaan ollaan itse kehityksessä kuskin penkillä.
3. Ongelma: IT ei tue liiketoimintaa
Yleensä ne IT-organisaatiot, joilla ei ole selkeää visiota tulevaisuudesta, kärsivät siitä, että IT:n tekeminen ei ole linjassa liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.
Joskus toisaalta näkee, että IT:llä itseasiassa on vahva visio, mut se vaan ei ole linjassa toimitusjohtajan näkemyksen kanssa.
Asiantuntijoilla ja yksittäisillä IT-tiimeillä saattaa olla ihan omat intressit sen suhteen, millaista omaa valtakuntaa ollaan rakentamassa.
Valitettavasti nämä intressit eivät aina vastaa sitä, mihin kokonaisuutta pitäisi viedä.
Esimerkki
Toimitusjohtaja näkee, että meidän pitää pystyä johtamaan toimintaa dataan perustuen ja hyödyntää siinä esim. AI:tä.
IT tietää tästä, mutta mitään ei tapahdu. Siihen voi olla monta syytä, mutta yksi tyyppiesimerkki on siinä, että se ei ole IT:n omalla piriotiteettilistalla.
IT-organisaatiossa ihmisillä voi olla ihan omat mielenkiinnon kohteet. Tai siellä aika voi mennä tulipalon sammutuksessa.
Useinhan uusien teknologioiden käyttöönotto vaatii vanhasta luopumista. Kehitys on niin nopeaa, että kukaan ei pysty osaamaan kaikkea ja tekemään kaikkea sitä, mitä on tehty ennenkin samalla kun opetellaan ja rakennetaan uutta.
Samaan aikaan ihmiset ovat taipuvaisia pysymään kiinni vanhassa tutussa eli tekemään niin kuin aina ennenkin.
Jos IT ei jaa liiketoiminnan näkemystä tulevaisuudesta, ei IT kehity liiketoiminnan haluamaan suuntaan.
Tämän takia monet johtajat ajattelevat, että IT ei onnistu kovin hyvin bisneksen tavoitteiden tukemisessa.
Ratkaisu: IT-visio auttaa IT:tä tukemaan digitaalista tranformaatiota
Vision luominen IT:lle auttaa yhteisen näkemyksen kommunikoimisessa. Sen avulla voidaan ohjata muutosta juuri siihen suuntaan, mihin IT:tä pitää kehittää.
Kun IT on laatinut vision, antaa se kehitykselle suunnan. Tässä on ideana se, että IT:n oma visio pitää saada heijastamaan yrityksen tavotteita.
IT-visio on tärkeä tavoitteiden kommunikoimisessa IT-organisaation sisällä, koska kun tietohallinnon henkilöstö saadaan ymmärtämään, mitä bisneksessä yritetään saada aikaiseksi, tietohallintoon pystytään todennäköisemmin rakentamaan sellaisia kyvykkyyksiä, sellaista arkkitehtuuria ja sellaisia teknisiä ratkasuita, jotka auttavat organisaatiota sen digitalisaatiomatkassa.
4. Ongelma: Tekemisen priorisointi on vaikeaa ilman kirkasta tavoitetta
Neljäs ongelma on tekemisen priorisoinnin vaikeus.
Usein IT joutuu ottamaan vastaan valtavan määrän toimeksiantoja muulta organisaatiolta. Se taas johtaa siihen, että IT:ltä loppuu budjetti ja resurssit kesken.
Jos IT:llä ei ole näkemystä siitä, mikä on strategisella tasolla tärkeää, mitä oikeesti pitäisi saada aikaiseksi, priorisointi aika isolla todennäköisyydellä menee pieleen.
Tämä jälleen hidastaa digitaalista transformaatiota.
Ratkaisu: Vision avulla priorisointi helpottuu
Kun IT:llä on sellainen tavoite, joka on linjassa koko yrityksen tavoitteiden kanssa, on paljon helpompi lähteä arvioimaan eri kehitysprojekteja tätä tavoitetta vasten.
Jokaisen projektin kohdalla pystytään nyt arvioimaan, viekö tämä meitä kohti visiota vai onko tämä rönsy, josta tulee myöhemmin ongelma.
Yhteenveto
Toivottavasti tästä kirjoituksesta välittyi se, miksi IT:lle kannattaisi laatia oma visio. Siitä on paljon hyötyä eikä sen laatimisen tarvitse olla mitään taidetta.
Se vaan vaatii keskustelua johdon kanssa siitä mitä halutaan saada aikaseksi.
Jos haluat päästä tässä eteenpäin, lataa tekemäni ilmanen opas IT-strategian laatimisesta.