Tässä kirjoituksessa kerron, miten voit laatia käytännöllisen IT-roadmapin, joka koostaa eri tahojen tarpeet. Kerron lisäksi, miten voit priorisoida projekteja ja laatia toteuttamiskelpoisen roadmapin.
Jos et jaksa lukea, katso video täältä.
Yleensähän kun projekteja ja erilaisia tarpeita alkaa kertymään enemmän, mitä voi tehdä kerralla, niitä pitää alkaa asettamaan järjestykseen. Sillon tarvitaan IT-roadmapia.
Roadmap-työssä projektikandidaatteja nousee tyypillisesti kahdesta suunnasta.
Tarpeita tulee tietysti liiketoiminnoilta.
Toinen projektien lähde on se olemassa oleva IT-ympäristö. Siellä teknologia vanhenee ja tulee sitä kautta tarve uudistaa ympäristöä.
Jos roadmapille päätyy vain toisesta lähteestä olevat projektit, niin siitä seuraa ongelmia. Jos toteutetaan vain liiketoimintojen toivomia asioita, voi olla, että se IT-alusta, jonka pitäisi pystyä tukemaan näitä erilaisia liiketoimintatarpeita, jää ajasta jälkeen ja alkaa jarruttamaan kehitystä.
Jos taas IT keskittyy vain IT-alustaan, liiketoiminnot yleensä kokevat, että heitä ei kuunnella ja että IT ei tee oikeita asioita.
Siksi on tärkeää lähteä keräämään projekteja molemmista lähteistä.
Koosta aluksi IT-ympäristön kehitystarpeet
Yksi hyvä ja turvallinen tapa aloittaa roadmap-projekti on käydä läpi nykyinen IT-ympäristö ja koostaa sieltä kehitystarpeita.
Se, miksi tästä voi olla hyvä lähteä liikkeelle, liittyy siihen, että IT-alusta käytännössä aina rajoittaa tekemistä jotenkin.
Sen takia on hyvä käydä läpi sitä, miten IT-alustaa pitää kehittää.
Sieltä voi nousta esimerkiksi virtualisointialustan uusimistarve, varmistusympäristön kehittäminen, IT-ulkoistussopimuksen päättyminen ja vaikka pilvisiirtymä.
Mutta mistä tietää, mitä näistä pitäisi lähteä edistämään ensiksi.
Se vaatii sen selvittämistä, mitä organisaatio haluaa saada aikaiseksi.
Siksi ennen kuin otetaan kantaa minkään kehitysehdotuksen prioriteettiin, kannattaa tässä vaiheessa tutustua liiketoiminnan tavoitteisiin.
Tutustu liiketoiminnan tavoitteisiin
Liiketoiminnan tavoitteet muodostavat sen selkänojan, mitä vasten erilaisia kehitysasioita voi arvioida.
Sen takia itse teen konsultointiprojekteissa haastattelukierroksen johdossa.
Sen tarkotuksena on saada selville, millasia oikeita tavoitteita johdolla on, mitä he haluavat saada aikaiseksi, mikä tuntuu estävän tavoitteiden saavuttamista ja niin edelleen.
Nämä keskustelut ovat todella hyödyllisiä, kun jatkossa aletaan arvottamaan erilaisia kehitysprojekteja.
Roadmapiin on hyvä summata joitakin tärkeimpiä liiketoiminnan tavoitteita, koska se auttaa muuta organisaatiota ymmärtämään, mitä roadmapin tekijä on ottanut huomioon roadmapia laatiessaan.
Kuvaa liiketoiminnan tavoitteista johdettuja IT-tavoitteita
Kun on selvitetty ylimmän johdon odotuksia, kannattaa kääntää liiketoiminnan odotuksia IT-tavoitteiksi.
Jos esimerkiksi johto haluaa kerätä dataa eri lähteistä ja kehittää sen perusteella analytiikkaa, tulee mieleen, että sellainen analytiikka-alusta olisi järkevä rakentaa pilveen.
Jos johdon kanssa käydyissä keskusteluissa selviää, että IT:n pitäisi reagoida nopeammin liiketoiminnan tarpeiden mukaan, pitää miettiä, voiko IT:n toimintaa kehittää.
Tehdäänkö ehkä itse sellaisia asioita, joihin menee paljon aikaa, mutta jotka voisi antaa jollekin kumppanille hoidettavaksi. Tämä on hyvin tyypillinen ongelma monessa asiantuntija-organisaatiossa.
Kerää liiketoimintojen IT:hen liittyvät kehitysprojektit yhteen
Nyt pitäisi saada tietää, mitä kaikkia projekteja organisaatiossa on liikkeellä.
Näistä on varmasti olemassa listoja tai portfolioita, jotka tässä vaiheessa on syytä koostaa tähän uuteen yritykseen.
Jos todetaan, että olisi hyvä kerätä tämä tieto organisaatiosta tätä harjoitusta varten, pitää tietysti käydä keskusteluja eri yksiköiden kanssa.
Lopputuloksena kuitenkin on todennäköisesti ennemminkin pidempi, kuin lyhyempi lista asioista joita toivotaan. Siksi tarvitaan priorisointia.
Projektien priorisointi
Koska kaikkea ei voida tehdä heti, pitäisi nyt löytää ne projektit, joista pitäisi aloittaa.
Nyt projektilistaa voi alkaa priorisoimaan hyvin yksinkertasilla tavoilla.
Projekteja voi kokeilla luokitella antamalla niille eri kriteerien mukaisia pisteitä.
Yksi yksinkertainen tapa on pisteyttää projektit näiden viiden kriteerin mukaan:
- Tulipalokriteeri
- Strategian mukaisuus
- Hyödyttää suoraan liiketoimintaa
- Onnistumisen todennäköisyys
- Työmäärä tai kustannukset
1. Tulipalokriteeri
Tulipalokriteerin avulla yritetään löytää ne projektit, joita ei voi jättää tekemättä tai IT-ympäristö hajoaa. Niitä voi olla esimerkiksi vanhentuneet teknologiat, joita ei einää tueta ja jotka kirjaimellisesti hajoaa käsiin jos mitään ei tehdä.
Annetaan tällaisille tulipaloprojekteille arvoksi viitonen (5).
2. Strategian mukaisuus
Sen jälkeen pyritään löytämään projektit, jotka vievät kokonaisuutta eniten kohti yrityksen strategisia tavoitteita. Niille voi antaa painoarvon viisi (5).
3. Hyödyttää suoraan liiketoimintaa
Seuraavaksi voidaan nostaa projekteja, jotka hyödyttävät suoraan liiketoimintaa. Tässä esimerkiksi infraprojektit saavat varmasti matalat pisteet, koska niistä saatavat hyödyt ei ehkä ole heti näkyvillä. Toisaalta jokin liiketoiminnan kipeästi tarvitsema pieni ominaisuus voi saada viisi (5) pistettä.
4. Onnistumisen todennäköisyys
Kun projektit arvioi onnistumisen todennäköisyyden mukaan, nostetaan niitä projekteja, jotka todennäköisesti onnistuvat.
5. Työmäärä tai kustannukset
Lopuksi on hyvä arvioida projekteja niiden kustannusten perusteella. Tämä ei tarkota sitä, että tässä vaiheessa tiedettäisiin tarkasti, mitä eri projektit maksavat. Tarkoitus on vaan saada selville suuruusluokka.
Miten pisteitä kannattaa hyödyntää
Itse en lähtisi tekemään heti mitään kertolaskua tai yhteenlaskua eri pisteiden välityksellä, vaikka niinkin voi tehdä.
Ideana on nostaa roadmapille ensin ne projektit, jotka on pakko tehdä tai ympäristö hajoaa.
Sitten on hyvä nostaa strategisesti tärkeitä projekteja, varsinkin, jos ne hyödyttävät liiketoimintaa suoraan.
Kustannukset ja onnistumisen todennäköisyys ovat mukana siksi, että ne kertovat hieman, miten vakavasti projektin onnistumista pitää vahtia tai miten ison loven budjettiin mikäkin projekti ehkä tekee.
Joka tapauksessa meillä on nyt jo joku järjestys projekteille. Todennäköisesti projektit ovat kuitenkin painottuneet niin, että suurin osa on ihan lähitulevaisuudessa ja kauempana on vähemmän projekteja.
Jatka priorisoimista ja projektien järjestämistä
Nyt on tärkeää jatkaa edelleen priorisointia ja projektien arviointia.
Yksi näkökulma priorisointiin ja aikajanalle järjestämiseen on se, missä järjestyksessä asioita pitää tehdä, jotta projektit ovat ylipäätään mahdollisia.
Tässä vaiheessa siis priorisoidaan tulipaloprojekteja ja asetellaan ne aikajanalle niin, että ne voidaan oikeasti toteuttaa.
Sen jälkeen mukaan voidaan laittaa projekteja, jotka vievät asioita oikeaan suuntaan ja joista on eniten hyötyä liiketoiminnoille.
On tärkeää olla kriittinen sen suhteen, mitä kaikkia projekteja on "pakko" saada tehtyä.
Yhteenveto
Kun roadmap alkaa olla sen näköinen, että se sisältää oikeasti tärkeitä projekteja, kannattaa projektien järjestystä ja resursointia miettiä tarkasti.
Periaatteessa sen jälkeen meillä on sellainen roadmap, joka nostaa listoille IT:n kriittisiä kehitysprojekteja, huomioi liiketoiminnan tavoitteet ja liiketoimintojen tärkeitä projekteja.
Nyt tätä roadmapia voi käyttää kommunikoimiseen ja asioista sopimiseen.