Suomen merkittävimpiin kulttuuriseuroihin kuuluvan Svenska litteratursällskapet i Finlandin (SLS) tietohallinto ajautui suuriin haasteisiin. SLS:n johto pyysi apuun Niklas Walleniuksen selvittämään tilannetta ja luomaan tietohallinnon strategiaa. Vuoden aikana tietohallinnon toiminta saatiinkin uuden IT-strategian, osittaisen ulkoistuksen ja avainrekrytoinnin myötä käännettyä aivan uudenlaiseen suuntaan, kiittää SLS:n toimitusjohtaja Dag Wallgren.
Moni ei ehkä tunnista nimeä Svenska litteratursällskapet i Finland (SLS), mutta kyseessä on yksi Suomen merkittävimmistä tiedettä ja kulttuuria edistävistä seuroista, joka hallinnoi noin kahden miljardin euron varallisuutta. SLS tekee tunnetuksi Suomen ruotsinkielistä kulttuuria ja ruotsin kieltä esimerkiksi tutkimushankkeiden ja kulttuuritapahtumien kautta.
SLS omistaa myös Svenska kulturfondenin, joka tukee kulttuuria ja koulutusta vuosittain noin 40 miljoonalla eurolla. SLS:llä on Helsingissä ja Vaasassa noin 80 työntekijää, jotka työskentelevät esimerkiksi tutkimuksen, arkistoimisen, kustannustoiminnan ja varainhoidon parissa.
On helppo ymmärtää, miksi IT-järjestelmien laatu ja luotettavuus on kriittisen tärkeää SLS:lle. Seura dokumentoi Suomen ruotsinkielistä kulttuuriperintöä – esimerkiksi Albert Edelfeltin kirjeenvaihtoa ja Zacharias Topeliuksen kirjallista tuotantoa – ja tuo sitä digitaalisesti verkkoon kaikkien käytettäväksi. SLS:n datamassojen määrä vastaakin suurten pörssiyritysten datamääriä, ja työssä hyödynnetään esimerkiksi tekoälyä.
Pari vuotta sitten SLS:n johto kuitenkin havaitsi, että IT-järjestelmien tilanne oli kriisiytymässä. Johto pohti, oliko järkevää hoitaa kaikkia tietojärjestelmiä itse omissa konesaleissa. Kustannustaso vaikutti korkealta, eikä IT:lle tuntunut olevan hyvää pitkän ajan strategiaa. Yrityksistä huolimatta näihin kysymyksiin ei saatu selkeyttä.
”Käännyin Wallenius Consultingin puoleen, kun olin epävarma IT-organisaatiomme edustaman IT-strategianäkemyksen sopivuudesta meidän organisaatiollemme. Halusin ulkopuolisen näkemyksen suhteutettuna seuramme strategisiin tavoitteisiin”, kertoo Dag Wallgren, joka työskenteli vuoden 2022 lokakuuhun saakka SLS:n toimitusjohtajana. Hän toimii nykyään muun muassa Åbo Akademin hallituksen puheenjohtajana.
Uudenlainen suunta IT-strategiaan
Niklas Wallenius tuli auttamaan SLS:ää vuoden 2021 syksyllä. Hän aloitti kartoittamalla ja auditoimalla kaikkien IT-järjestelmien tilanteen. Oleellisinta oli selvittää tietojärjestelmien kokonaistilanne ja se, millaisia IT-strategian vaihtoehtoja oli tarjolla.
”Hyvin lyhyen ajan kuluessa huomasin, että olin löytänyt juuri oikeanlaista tukea arvioimaan sitä, miten SLS:n tulisi lähteä rakentamaan IT- ja järjestelmäpalvelujaan”, kertoo Wallgren.
Heti kartoitusvaiheessa havaittiin kriittisiä tietojärjestelmäriskejä, joista oli jo syntynyt ongelmia. Kartoituksessa huomattiin myös järjestelmiä, joille ei enää ollut saatavilla tukea, ja tämän aiheuttamia henkilöriskejä. Kävi ilmeiseksi, että joitain SLS:n tietojärjestelmiä olisi järkevintä ulkoistaa.
”En tiedä, miten olisimme onnistuneet tietojenhallinnan kehittämisessä ilman Niklaksen apua.”
SLS:n toimitusjohtaja Dag Wallgren
Wallenius teki johtoryhmälle ja hallitukselle kattavan selvityksen järjestelmien nykytilasta ja haasteista. Hän loi myös suosituksen tulevaisuuden kehitysstrategiasta, joka sisälsi selkeät toimenpide-ehdotukset jatkotoimista. SLS:n johtoryhmä ja hallitus hyväksyivät ehdotukset alkuvuonna 2022.
”Olen joka vaiheessa täysin luottanut Niklaksen osaamiseen. Hänen yhteistyötaitonsa ja asiallinen, rauhallinen ja järjestelmällinen tapa valmistella ja esittää asioita on ollut ratkaisevassa asemassa, kun muutoksia on suunniteltu, esitelty ja viety läpi”, Wallgren kertoo.
”Ammattimaisuus on nyt nostettu uudelle tasolle”
Uudistuksia lähdettiin viemään eteenpäin alkuvuonna 2022, ja osa niistä toteutettiin kiireellisinä. Tässä yhteydessä SLS:n kahden konesalin ulkoistamisesta järjestettiin tarjouskilpailu. Yhteistyökumppaniksi valikoitui Cinia, ja Wallenius neuvotteli yhtiön kanssa ulkoistussopimuksen.
Ulkoistushankkeen aikana SLS:n silloinen IT-päällikkö lähti seuran palveluksesta. Wallenius oli siksi johdon tukena it-toiminnan käytännön johtamisessa. SLS aloitti uuden IT-päällikön rekrytointiprosessin.
SLS:lle löydettiinkin kokenut IT-päällikkö Stefan Bergholm, joka aloitti työnsä syksyllä 2022. ”Niklas oli neuvotellut valmiiksi sopimuksen Cinian kanssa, ja suuret linjapäätökset oli tehty. Minun oli helppoa tulla mukaan ja alkaa toteuttaa niitä”, Bergholm sanoo.
Hän kertoo, että muutos aiempaan oli jo tässä vaiheessa selvästi nähtävissä. ”Niklas tuli sisään muutosjohtajana. Hänen tehtävänään oli ottaa kokonaisuus haltuun aika nopealla aikataululla ja minimoida riskit. Siinä hän teki mielestäni aivan huikean työn. Vuodessa oli saatu todella paljon aikaiseksi. IT-tekemisen ammattimaisuus on nyt nostettu uudelle tasolle.”
SLS:n tietojärjestelmien kehitystyötä on tämän jälkeen jatkettu Walleniuksen avulla luodun strategian pohjalta. Uudessa järjestelyssä Cinia huolehtii palvelinympäristöstä käyttöjärjestelmätasolle saakka, ja SLS:n IT-tiimi hoitaa sen päällä virtuaalikoneissa ajettavia palveluja.
Bergholm kiittää Walleniuksen laaja-alaista toimintaa muutoshankkeessa. ”Niklas on kovan luokan ammattilainen. Hänellä on kyky järkeistää IT-asioita ja jäsennellä niitä hyvin selkeällä tavalla. Hän osaa selittää IT-asioita sujuvasti yrityksen korkeimmalle johdolle, mutta tarvittaessa kykenee myös käärimään hihat ja ohjaamaan IT-osastoa aivan ruohonjuuritasolla.”
”Kun yhteistyö syventyi ja erilaisia tilanteita tuli vastaan, pystyin luottamaan siihen, että Niklas on tukenamme ja analyyttisesti ja järjestelmällisesti tukee meidän muutosprojekteja, pääasiassa järjestelmien ja IT-tuotannon ulkoistamista. Parasta yhteistyössä on ollut vuorovaikutuksen avoimuus, luotettavuus ja täsmällisyys kaikessa yhteistyössä”, Wallgren kertoo.
Sekä Wallgren että Bergholm kiittävät Walleniuksen roolia ja toimintaa muutoshankkeessa.
”Niklas on äärimmäisen ammattimainen kaveri, ja hänen kanssaan on myös todella helppo olla tekemisissä.”
SLS:n IT-päällikkö Stefan Bergholm
”Olen kaikenlaisia konsultteja vuosien varrella nähnyt, ja uskon tunnistavani kovan kaverin. Tässä on sellainen. Niklas on äärimmäisen ammattimainen kaveri, ja hänen kanssaan on myös todella helppo olla tekemisissä. Arvostan kovasti Niklaksen aikaansaannosta, ja tiedän, että johtoryhmätasolla sitä arvostetaan samalla tavalla”, toteaa Bergholm.
”En tiedä, miten olisimme onnistuneet tietojenhallinnan kehittämisessä ilman Niklaksen apua. Tavoitteena on ollut siirtyminen ensisijaisesti vakioituihin Saas-palveluihin ja muilta osin ulkoistettuun konesalipalveluun. Niklas on ratkaisevasti auttanut tämän muutoksen läpiviemisessä ja hyväksyttämisessä sekä seuran johtotasolla että IT-organisaation ja muun henkilökunnan piirissä. Tässä on yhdistynyt Niklaksen tekninen kokonaisnäkemys ja organisatorinen pelisilmä siitä, miten projekteja valmistellaan ja viedään läpi”, kiittää Wallgren.
Samuli Kotilainen on teknologiaan ja talouteen erikoistunut viestinnän konsultti ja sisällöntuottaja. Samulin sähköposti: samuli.kotilainen at contentvision.fi