Luja-yhtiöihin kuuluva Fescon halusi irtautua emoyhtiön IT-järjestelmistä ja siirtyä joustavampaan ja itsenäisempään malliin. Yhtiölle rakennettiin lähes puhtaalta pöydältä moderni IT-ympäristö alle vuodessa. ”IT:n suhteen tilanne ei oikein voisi olla nyt parempi”, kiittää toimitusjohtaja Kimmo Peltola.
Fescon valmistaa laasti-, hiekka- ja pinnoitetuotteita teollisuuden ja rakennusalan tarpeisiin. Yritys sai alkunsa Lujabetonin tuotekehitystoiminnasta vuonna 1984 ja on vuosien varrella kasvanut alansa suurimmaksi suomalaiseksi toimijaksi.
Fescon kuuluu Luja-yhtiöihin, ja myös sen IT-järjestelmät ovat olleet Lujan hoidossa. Fescon on kuitenkin viime vuosina tehnyt useita yritysostoja ja kasvanut noin 45 miljoonan euron liikevaihtoon. IT-järjestelmiä haluttiin kehittää vastaamaan uusia tarpeita, mutta se oli haastavaa osana parikymmentä kertaa suurempaa konsernia.
”Kehitysideoiden edistäminen oli luonnollisesti hitaampaa ja vaikeampaa, koska Lujalla piti huomioida paljon laajempi kokonaisuus. Siksi päädyimme yhdessä siihen, että järjestelmien erottaminen olisi paras ratkaisu”, kertoo Peltola.
Tavoitteena oli kehittää uusia IT-ratkaisuja nopeammin ja joustavammin ja hallinnoida niitä itse. Järjestelmissä oli myös teknistä velkaa, ja joitain niistä haluttiin uudistaa ja modernisoida.
Hanketta vetämään valittiin Niklas Wallenius, joka oli aiemmin kehittänyt myös Lujan IT-arkkitehtuuria. Hän johti projektia, suunnitteli uuden IT-arkkitehtuurin, haki sopivat kumppanit ja neuvotteli sopimukset.
Irrottautuminen toteutettiin kahdessa vaiheessa
Fescon oli vuosien varrella jo hankkinut joitain omia järjestelmiä, kuten oman toiminnanohjausjärjestelmän ja pilvipalveluja. Edessä oli kuitenkin mittava hanke, sillä koko muu IT-ympäristö tuli Lujalta.
Projekti jaettiin kahteen vajaan puolen vuoden osaan. Työ aloitettiin vuoden 2024 alkupuolella työasemaympäristöstä, jossa siirryttiin Citrix-etätyöpöydistä Windows-ympäristöön. Tarvittava laitehallinta ja IT-tuki hankittiin ulkopuoliselta kumppanilta.
Peltola kertoo, että hankkeen ensimmäinen osa sujui yllättävänkin suoraviivaisesti. Siirtyminen Citrixistä Windows-ympäristöön onnistui ennen kesälomia.
Liiketoimintasovellusten uusiminen vaati jopa salapoliisityötä
Syksyllä jatkettiin haastavampaan vaiheeseen, jossa siirryttiin Luja-konsernin liiketoimintasovelluksista uusiin omiin järjestelmiin ja irtauduttiin samalla Lujan IT-ympäristöstä omaan modernimpaan ympäristöön.
”Meillä oli paljon Lujan kanssa yhteisiä tai yhteisellä sopimuksella hankittuja ohjelmia. Projektin aikana alkoi paljastua, mitä kaikkea tähän sisältyi”, kertoo Fesconin talousjohtaja Mirva Ståhl. Järjestelmät olivat rakentuneet vähitellen monien vuosien aikana, eikä kaikkea ollut dokumentoitu.
Varsinkin talousjärjestelmien uusiminen oli iso projekti. ”Esimerkiksi pankki-integraatioiden selvittäminen oli todella työlästä. Teimme tässä Niklaksen kanssa salapoliisityötä”, Ståhl kuvaa.
Kokonaisuus saatiin hyvin hallintaan, ja syksyn aikana Fesconille toteutettiin omat modernit henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennat järjestelmät, uusi pilvipohjainen integraatioalusta sekä modernit raportointiratkaisut.
Lisäksi samaan aikaan siirryttiin käyttämään Fesconin omaa IT-ympäristöä. Fesconille rakennettiin oma verkko- ja palomuuriympäristö, joka perustuu moderneihin ohjelmisto-ohjattuihin teknologioihin. Myös tähän haettiin sopiva kumppani, jolta kokonaisuus hankittiin palveluna.
Moderni pilviympäristö mahdollistaa nopean kehittämisen
Fesconille ei haluttu lainkaan omia konesaleja, vaan kaiken piti toimia pilvipalveluissa. Näin saavutettaisiin joustavuutta, joka ei muuten olisi ollut mahdollista.
Laitehallinta, sertifikaatit ja pilvitulostus toteutettiin Microsoft 365:n avulla ilman palvelimia. Laitteet otetaan nyt käyttöön Microsoftin Windows Autopilotin avulla, joten ne voidaan lähettää suoraan tarvitsijalle ilman, että hänen tarvitsee tulla konttorille ottamaan laitetta käyttöön.
”Uusi IT-järjestelmämme on nyt selkeä, suoraviivainen ja erittäin tehokas. Lopputuloksen osalta en oikein keksi, mitä olisi pitänyt tehdä toisin.”
Fesconin toimitusjohtaja Kimmo Peltola
Microsoftin pilveen toteutettiin aluksi Azure Landing Zone. Sen avulla pilvestä saatiin rakennettua tietoturvallinen ja hallittu kokonaisuus, joka voidaan pystyttää tarvittaessa hyvin nopeasti uudelleen ohjelmakoodin avulla.
Hyvin hallitun ja modulaarisen pilviympäristön ansiosta ympäristön kehittämiseen voidaan nyt käyttää useita kumppaneita ilman, että kokonaisuus vaarantuu yksittäisen toimijan vuoksi.
Tietoliikenneverkon muutoksessa piti olla huolellinen, koska projektissa irrotettiin olemassa olevat palomuurit ja verkkolaitteet Lujan IT-osaston hallinnasta omaksi kokonaisuudeksi ja samalla verkon arkkitehtuuria muutettiin siirtämällä sen keskipiste Azureen.
Lopputuloksena saatiin hyvin joustava ja tietoturvallinen IT-ympäristö, joka mahdollistaa uusien palvelujen kehittämisen nopeasti.
”Tämä oli iso urakka, mutta se saatiin hoidettua hyvin pitkälle aikataulussa. Pystyimme siirtymään uuteen järjestelmään lennosta ja hyvin pienillä käyttökatkoksilla. Ja vaikka projektissa oli paljon työtä, sitä oli mukava työstää.”
Fesconin talousjohtaja Mirva Ståhl
”Tämä oli iso urakka, mutta se saatiin hoidettua hyvin pitkälle aikataulussa. Pystyimme siirtymään uuteen järjestelmään lennosta ja hyvin pienillä käyttökatkoksilla”, toteaa Ståhl. Ainoana haasteena oli noin kuukauden siirtymävaihe, jolloin osa käyttäjistä työskenteli rinnakkain sekä uudessa että vanhassa ympäristössä.
Peltola korostaa oikea-aikaisen tiedottamisen merkitystä. ”Jos tiedottaa liikaa tai liian aikaisin, ohjeet jäävät helposti lukematta tai ne voivat muuttua.”
Peltola ja Wallenius laativat tarkan sisäisen viestintäsuunnitelman, ja se käytiin viikoittain läpi. Henkilöstölle kerrottiin ensin kokonaisuudesta ja yksityiskohdista tiedotettiin vasta, kun ne olivat ajankohtaisia.
Kaikista järjestelmistä tehtiin kattava dokumentaatio, ja projektin loppuvaiheessa Wallenius auttoi rekrytoimaan Fesconille osa-aikaisen IT-päällikön.
”Jälkikäteen ajatellen täysin oikea ratkaisu”
Peltola ja Ståhl kertovat, että Fesconilla ollaan erittäin tyytyväisiä päätökseen siirtyä omaan IT-ympäristöön.
”Tämä oli jälkikäteen ajatellen täysin oikea ratkaisu. Nyt pystymme ottamaan käyttöön nopealla tahdilla uusia IT-ratkaisuja oman liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Lisäämme koko ajan esimerkiksi uusia tekoälyratkaisuja”, Peltola kertoo.
”Tämä oli jälkikäteen ajatellen täysin oikea ratkaisu. Nyt pystymme ottamaan käyttöön nopealla tahdilla uusia IT-ratkaisuja oman liiketoiminnan tarpeiden mukaan.”
Fesconin toimitusjohtaja Kimmo Peltola
”Yksi hienoimpia asioita on ollut se, että pääsimme rakentamaan koko IT-ympäristömme puhtaalta pöydältä modernien mallien mukaisesti. Uusi järjestelmä on yksinkertainen, nykyaikainen ja kevyempi hallita. Siinä ei ole enää vanhoja rönsyjä, ja ulkopuoliset liittymät on minimoitu. Myös tietoturvan vaatimukset on voitu huomioida hyvin.”
Myös käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä uuteen järjestelmään. ”Lopputuloksen osalta en oikein keksi, mitä olisi pitänyt tehdä toisin”, Peltola sanoo.
”Kokonaisuus on mielestäni todella tehokas”
Myös projektin toteutukseen ollaan Fesconilla tyytyväisiä. ”On vaikea kuvitella, että tämä olisi onnistunut ilman Niklasta tässä aikataulussa. Hän tunsi järjestelmät, aikataulutti projektin ja huolehti myös siitä, että aikataulut pitävät”, Peltola kertoo.
”Tämäntyyppisissä projekteissa tulee helposti paniikkitilanteita, mutta meillä sellaisia ei tullut yhtään. Kun vastaan tuli haastavampia asioita, niihin haettiin ratkaisut ja muutettiin sen mukaan nopeasti suunnitelmia”, Peltola sanoo. Hän kiittää Walleniuksen osaamista IT-arkkitehtuurin luomisessa ja myös riskienhallinnan huomioimisessa.
”Niklas tuli kaikkien kanssa hyvin toimeen. Samalla hän piti jämäkästi mutta ystävällisesti huolta, että asiat etenevät eivätkä jää makaamaan kenenkään pöydälle. Vaikka projektissa oli paljon työtä, sitä oli mukava työstää”, kertoo Ståhl.
”Realiteetit huomioiden tilanne ei oikein voisi olla parempi. IT-järjestelmämme on nyt selkeä, suoraviivainen ja erittäin tehokas”, kiittää Peltola.