Onko teillä edessä julkinen IT-kilpailutus?
Tässä kirjoituksessa kerron kuusi asiaa pienen organisaation IT-kilpailutuksen valmistelusta, joissa ei kannata oikaista.
Hanke voi olla paperilla pieni, mutta sen vaativuus voi yllättää.
Tilanne on yleisempi kuin luulisi. Pienen organisaation IT-kilpailutuksen vaativuus on helppo aliarvioida. Kun käyttäjämäärä on alle 50, odotukset kevyestä valmistelusta syntyvät ikään kuin itsestään. Se on vaihe, jossa kilpailutus voi mennä pieleen — ennen kuin se on edes alkanut.
Olen ollut pari kolme kertaa mukana pienen, alle 30 käyttäjän organisaation julkisen hankinnan piirissä olevassa IT-kilpailutuksessa. Etukäteen ne ovat kuulostaneet hyvin kevyiltä. Projektit ovat kuitenkin olleet merkittäviä.
Ennen kuin hypätään kuuteen asiaan, jotka haluan kertoa, käsittelen lyhyesti, miksi kilpailutuksessa helposti aliarvioidaan valmistelun vaativuus.
Miksi pienen organisaation IT-kilpailutus on vaativampi kuin luvut näyttävät
Käyttäjämäärä on näkyvä luku. Se menee suoraan jokaiseen tarjouslaskelmaan ja muodostaa lähtöoletuksen siitä, paljonko työtä projektissa on. 30 käyttäjää kuulostaa kevyeltä. Projektin odotukset muotoutuvat sen mukaan.
Käyttäjämäärä kertoo kuitenkin vain yhden asian: kuinka monta käyttäjää ympäristössä on. Se ei kerro automaattisesti IT-ympäristön monimutkaisuudesta tai työmäärästä, joka kilpailutukseen liittyy.
Vastaan tulleissa pienten organisaatioiden kilpailutuprojekteissa hankkeeseen on kuulunut esimerkiksi:
- Vaativa toimiala. NIS2:n vaatimukset tietoturvaan.
- Itse rakennettuja automaatioratkaisuja ja niiden tuomat tiukat SLA-vaatimukset.
- Irtautuminen in-house-mallista. Se tarkoitti käytännössä koko IT-infrastruktuurin uudelleenrakentamista tyhjältä pöydältä.
- Keskeisen sovelluksen siirto konesalista toiseen.
Yksikään näistä asioista ei näy käyttäjämäärässä. Jokainen niistä kuitenkin vaikuttaa suoraan siihen, mitä toimittajilta vaaditaan, mitä palveluita kilpailutuksen pitää kattaa ja kuinka monimutkainen migraatio tulee olemaan.
Juuri tämä on haaste pienten organisaatioiden kilpailutuksissa. Jos odotukset mitoitetaan käyttäjämäärän mukaan, valmistelu jää kevyeksi. Kevyt valmistelu tuottaa pinnallisen tarjouspyynnön. Pinnallinen tarjouspyyntö johtaa tarjouksiin, joissa ei oteta huomioon ympäristön todellista vaativuutta.
Organisaation koko ei kerro sen IT-ympäristön vaativuudesta
Vinkki 1: Tee IT-ympäristö näkyväksi ennen kilpailutusta
Ensimmäinen virhe, jonka näen julkisten organisaatioiden IT-kilpailutuksissa, on se, että ne haluavat hypätä suoraan kilpailutukseen, kun projekti pitäisi aloittaa nykytilan kuvaamisesta.
Olen törmännyt useamman kerran tilanteeseen, että kenelläkään ei ole kunnollista kuvaa IT-ympäristöstä. Ei asiakkaalla itsellään eikä IT-kumppaneilla. Jokainen tuntee vain oman osuutensa, mutta kokonaiskuvaa ei ole kenelläkään.
Kukaan ei periaatteessa ole ollut huolimaton. Syy on siinä, että IT-kumppanit katsovat asiakasta osana isompaa kaikkien asiakkaiden muodostamaa kokonaisuutta — ei omana erityisenä kokonaisuutena, jolla on erityisiä tarpeita.
Yleensä asiakasorganisaatiolla on useampia kumppaneita tai ainakin ostetaan sovelluksia SaaS:ina sieltä täältä, ja lisäksi käytössä on jotain liiketoimintaspesifistä, esimerkiksi automaatioratkaisuja. Siksi kokonaisuus jää epäselväksi. Ja oma osaaminen ei välttämättä riitä kokonaisuuden ymmärtämiseen.
Tässä kohtaa kilpailutus voi mennä pieleen, ennen kuin se alkaakaan. Kun organisaatio ei itse tiedä, mitä sillä on, ei ole keinoa kuvata toimittajille, mitä sen pitäisi saada. Silloin tarjouspyyntö jää väkisin epäselväksi, ja epäselvä tarjouspyyntö tuottaa epäselviä tarjouksia.
Siksi melkeinpä tärkein vaihe julkisessa IT-kilpailutuksessa ei ole varsinainen kilpailutus eikä edes markkinavuoropuhelu. Se on se, mitä tapahtuu niitä ennen: oman ympäristön näkyväksi tekeminen.
Työ voi olla jäänyt tekemättä, koska sille ei ole ollut aiemmin tarvetta. Mutta ilman sitä kilpailutuksessa onnistuminen on arpapeliä.
Vinkki 2: Pienikin organisaatio tarvitsee roadmapin
Ennen kuin lähdetään kilpailuttamaan mitään, olisi hyvä olla käsitys siitä, miten IT-ympäristöä haluttaisiin kehittää. Lähtökohta ei saisi olla se, että korvataan vain nyky-ympäristö samanlaisilla palveluilla, vaan se, miten ympäristöä pitää kehittää ja palveluja muokata, jotta se vastaisi paremmin liiketoiminnan tarpeita.
Tähän tarvitaan roadmap.
Sana roadmap kuulostaa usein suurelta pienen organisaation tarpeisiin. Helposti tulee ajateltua, että kyse on suuresta projektista, jonka lopputulos on satasivuinen dokumentti. Mutta sen ei tarvitse olla sellainen.
Pienen organisaation roadmap voi olla kevyt. Itse teen roadmapit aina niin, että haastattelen joitakin liiketoimintajohdon keskeisiä henkilöitä. Sitten päättelen haastattelujen perusteella, miltä IT:n pitäisi näyttää, että liiketoiminnan tavoitteet tai odotukset voisivat täyttyä.
Sen jälkeen piirrän vaiheistuksen nykytilan ja tavoitetilan välille. Tällainen roadmap riittää yllättävän pitkälle.
Roadmapin arvo tulee kahdesta asiasta. Ensinnäkin se kertoo, mitä halutaan — eli minkälaisen IT-ympäristön organisaatio tarvitsee mahdollistaakseen liiketoiminnan menestymisen. Toiseksi se kertoo, miten ympäristön halutaan muuttuvan — se kertoo muutosprojektista, joka pitäisi toteuttaa ja millaisia palveluja tavoitetilassa tarvittaisiin.
Ilman roadmapia kilpailutus rakentuu sen varaan, mikä nykytila sattuu olemaan — ei sen päälle, miten ympäristön pitäisi muuttua. Ero on siinä, ostetaanko palveluita, jotka auttavat organisaatiota kehittymään, vai palveluita, joilla pidetään tilanne täysin stabiilina.
Vaihtoehto ei siis ole "raskas roadmap tai ei roadmapia". Vaihtoehto on ennemminkin laajempi roadmap tai kevyt. Kiire voi olla peruste tehdä kevyemmin, ei peruste jättää tekemättä.
Vinkki 3: Panosta tarjouspyynnön laatuun — materiaalit määräävät lopputuloksen
Julkisessa IT-kilpailutuksessa on kiusallinen totuus: tarjouspyynnön laatu määrää kilpailutuksen lopputuloksen.
Huonoilla materiaaleilla saa huonoja tarjouksia. Epämääräisellä hinnoittelutaulukolla saa tarjouksia, joissa on kikkailtu.
Epäselvillä vaatimuksilla saa tarjouksia, joita ei voi vertailla keskenään. Toisaalta liian tiukoilla vaatimuksilla ei saa tarjouksia ollenkaan. Tai saa, mutta vääränlaisilta toimittajilta.
Näille asioille ei voi jälkikäteen tehdä mitään. Julkisessa hankinnassa toimittajaa ei valita oman tuntuman mukaan. Se, mitä tarjouspyyntöön on kirjoitettu, määrää sen, mitä saadaan.
Viimeisimmässä kilpailutusprojektissani sain yllättävää palautetta. Sain sekä asiakkaalta että useilta eri toimittajilta palautetta, että he olivat tottuneet paljon heikompilaatuisiin tarjouspyyntöihin. Mielestäni materiaalit eivät olleet täydellisiä. Tämä kertoo enemmän markkinan keskitasosta kuin minusta.
Mitä siellä materiaaleissa sitten oli, joka erottui?
- Nykytila oli kuvattu niin tarkasti, että toimittaja pystyi tarjoamaan ilman arvauksia.
- Kilpailutukseen liittyvä muutosprojekti oli kuvattu vaiheistetusti. Kuvauksen avulla pystyi ymmärtämään, millaisesta muutoksesta on kyse.
- Vaatimukset olivat yksityiskohtaisia ja selkeästi jäsenneltyjä.
Näitä ei tehdä nopeasti. Ne vievät enemmän aikaa kuin moni organisaatio on valmis sijoittamaan esiselvitysvaiheeseen. Siinä on se paradoksi: se vaihe, johon ei haluta käyttää aikaa, määrää koko kilpailutuksen lopputuloksen.
Se, mitä säästät valmistelussa, maksetaan sopimuskaudella moninkertaisena. Jos ei suoraan rahana, niin ainakin tyytymättömyytenä palveluun.
Vinkki 4: Käy markkinavuoropuhelu kunnolla
Markkinavuoropuhelu on julkisen hankinnan aliarvostettu työkalu.
Oikein tehty markkinavuoropuhelu on asiakkaan paras mahdollisuus korjata tarjouspyyntöä, ennen kuin siitä tulee peruuttamaton. Kun tarjouspyyntö on julkaistu, sitä ei voi enää oikaista.
Markkinavuoropuhelu on se hetki, jolloin virheet voi vielä nähdä ja niistä voi oppia.
Projektissa, josta kerroin, materiaalit saivat kiitosta, mutta silti niissä oli korjattavaa. Moni asia oli helppo korjata, mutta ilman korjausta pienet korjattavat asiat olisivat voineet aiheuttaa isoja murheita.
Muutamia asioita, joita olen oppinut toimivasta markkinavuoropuhelusta:
- Markkinavuoropuhelussa ei käydä dokumentteja läpi yksityiskohtaisesti. Se on paikka, jossa keskustellaan niistä havainnoista, joita toimittaja on tehnyt dokumentin pohjalta.
- Keskustelussa haetaan eri näkemyksiä, ei konsensusta. Toimittaja A ja toimittaja B voivat olla täysin eri mieltä siitä, miten palvelu pitäisi rakentaa. Molempien näkökulma on arvokas. Tarjouspyyntö tehdään sen jälkeen, kun on kuultu kaikki.
- Toimittajatapaamisista kannattaa tehdä hyvät yhteenvedot. Hyvin dokumentoiduista markkinavuoropuheluista on paljon iloa. Niiden avulla voi löytää eroja toimittajien välillä ja saada itselleen työlistan muutostarpeista.
- Markkinavuoropuhelu ei ole vielä kilpailutus. Toimittajat tietävät tämän — he antavat informaatiota suoraan, koska varsinainen kilpailu ei ole vielä käynnissä. Tätä etua ei saa myöhemmin takaisin.
Hyvä tarjouspyyntö ei siis synny pelkästään oman asiantuntemuksen varassa. Se syntyy siinä, että omaan asiantuntemukseen yhdistetään markkinan paras ajattelu — ja järkevä kanava siihen on markkinavuoropuhelu.
Vinkki 5: Mitoita valmistelu hankinnan kohteen mukaan, ei käyttäjämäärän mukaan
Pienen organisaation kilpailutukselle ei aina riitä kevyt valmistelu. Valmistelu pitää mitoittaa sen mukaan, mitä ollaan ostamassa — ei sen mukaan, kuinka monta ihmistä sitä käyttää.
Miksi? Koska käyttäjämäärä on ostopäätöksen kannalta heikko kokoluokan mittari.
Palvelun vaativuus tulee toimialasta, sääntelystä, nykyisen ympäristön monimutkaisuudesta ja muutoksen mittakaavasta. Nämä voivat olla suurissa organisaatioissa yksinkertaisempia kuin pienessä.
Isompi pelkästään toimistokäyttäjistä koostuva ympäristö on paljon yksinkertaisempi kuin pieni isoja konesali- tai automaatioratkaisuja sisältävä ympäristö.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että aikataulu ja budjetti kilpailutuksen valmisteluun pitää asettaa sen mukaan, mitä ympäristöön sisältyy:
- Jos ympäristö on yksinkertainen ja palvelut standardeja, kilpailutus voi olla kevyt.
- Jos ympäristö on tavallisuudesta poikkeava — esimerkiksi sääntelyn piirissä olevaa toimintaa tai itse rakennettuja ratkaisuja — valmistelun pitää olla yhtä perusteellinen kuin isommankin organisaation vastaavassa tilanteessa.
Tämän arviointi on ensimmäinen päätös ennen valmistelun aloittamista. Jos organisaation sisäinen osaaminen ei riitä arvioinnin tekemiseen, siinä kohtaa kannattaa ottaa ulkopuolinen apu mukaan.
Väärin mitoitettu valmistelu maksaa moninkertaisesti enemmän kuin ulkopuolisen konsultin arvio.
Tämä ei ole luksusta, vaan se on pienen organisaation kilpailutuksen onnistumisen perusedellytys.
Vinkki 6: Rakenna kilpailutus niin, että oikeanlainen toimittaja erottuu
Julkisessa kilpailutuksessa on yksi asia, jota ei voi tehdä: valita mieluisinta toimittajaa.
Tämä on hankintalain ytimessä, ja se on oikein. Mutta se johtaa helposti väärään johtopäätökseen: ettei toimittajavalintaan voi vaikuttaa ollenkaan. Kyllä siihen voi vaikuttaa. Kilpailutuksen rakenne ohjaa sitä, millainen toimittaja voittaa.
Halvin voittaa vain silloin, kun tarjouspyyntö on rakennettu niin, että ainoa erottava tekijä on hinta. Jos haluat jotain muuta — kokemusta, laatua, sopivaa kumppania pitkälle sopimuskaudelle — se pitää sisäänrakentaa tarjouspyyntöön.
Tämä ei ole kikkailua vaan suunnittelua.
Ennen kuin tarjouspyyntöä aletaan tehdä, pitää vastata yhteen kysymykseen: millainen toimittaja sopii meille? Ei nimeltä, vaan ominaisuuksiltaan. Pieni ketterä tekijä vai iso vakiintunut? Vahva jossain teknologiassa vai laaja-alainen? Paikallinen vai valtakunnallinen? Paljon omia resursseja vai ekosysteemin varassa toimiva?
Vastaus tähän ei tule tyhjästä. Se tulee siitä, mitä organisaatio tarvitsee seuraavan 4–6 vuoden aikana. Se vaatii liiketoimintajohdon ja IT:n yhteistä näkemystä, ja se on tehtävä, ennen kuin vaatimuksia aletaan kirjoittaa.
Pienen organisaation ei yleensä kannata hakea valtavan suurta toimijaa, vaan ennemminkin sellainen, jolle on itse merkittävä asiakas. Ongelma on siinä, että pieni IT-toimittaja ei pysty välttämättä täyttämään tiukkoja vaatimuksia. Siksi vaatimusten asettamisessa pitää olla tarkkana.
Sen jälkeen kilpailutuksesta rakennetaan sellainen, että oikeanlainen toimittaja pystyy erottumaan. Tämä tapahtuu kolmessa paikassa:
- Jos halutaan kokemusta, referensseille annetaan painoarvo. Jos halutaan laatua, palvelukuvausten ja toteutussuunnitelmien pisteytys nostetaan. Hinnan painoarvo lasketaan siihen tasoon, jolla se vielä erottelee mutta ei määrää.
- Pakolliset vaatimukset karsivat pois ne, jotka eivät sovi. Liian tiukka rajaa kilpailun turhan kapeaksi, kun taas liian väljä päästää läpi toimittajia, joilla ei ole edellytyksiä palvelun tuottamiseen.
- Kannattaa harkita, irrottaako lisenssit ja laitteet palvelukilpailutuksesta, jotta suurivolyymisten komponenttien hinnat eivät peittäisi palveluosuutta.
Palvelun hintaa pitää pystyä vertaamaan palveluun. Lisenssien hintaa lisensseihin. Erikseen jos mahdollista. Tai ainakin niin, etteivät lisenssit ja laitteet määrää kokonaisuutta.
Hyvin rakennettu kilpailutus ei kavenna toimittajakenttää. Se päinvastoin laajentaa sitä, koska useampi toimittaja pystyy tarjoamaan. Hyvä tarjouspyyntö antaa oikeasti sopiville toimittajille mahdollisuuden erottua, koska oikeat asiat pisteytetään tai välttämättömät asiat asetetaan vaatimuksiksi.
Kilpailutus on juuri niin hyvä kuin on sen rakenne. Rakenteen suunnittelu alkaa kysymyksestä: millaisen toimittajan haluamme voittajaksi — ei nimenä, vaan profiilina.
Yhteenveto
Käyttäjämäärä ei kerro kilpailutuksen vaativuudesta. Pienen organisaation ympäristö voi olla monimutkaisempi kuin suuren — vaativan toimialan, sääntelyn tai itse rakennettujen ratkaisujen vuoksi. Valmistelu pitää mitoittaa ostettavan mukaan, ei käyttäjämäärän mukaan.
Tee IT-ympäristö näkyväksi ennen kuin lähdet kilpailuttamaan. Ilman kokonaiskuvaa tarjouspyyntö jää epäselväksi, ja epäselvä tarjouspyyntö tuottaa epäselviä tarjouksia.
Pienikin organisaatio tarvitsee roadmapin. Se kertoo, mitä halutaan ja miten IT-ympäristön halutaan muuttuvan. Roadmapin ei tarvitse olla raskas. Ilman sitä kilpailutus rakennetaan sen varaan, mitä tällä hetkellä on, ei sen varaan, mihin ollaan menossa.
Tarjouspyynnön laatu määrää kilpailutuksen lopputuloksen. Nykytila, muutosprojektin kuvaus ja vaatimukset pitää olla niin tarkkoja, että toimittajat pystyvät tarjoamaan ilman arvauksia.
Markkinavuoropuhelu on viimeinen mahdollisuus viilata tarjouspyyntöä. Kun tarjouspyyntö on julkaistu, sitä ei voi enää oikaista. Käy markkinavuoropuhelu, kuuntele eri näkemyksiä ja muokkaa tarjouspyyntöä.
Kilpailutuksen rakenne ohjaa sitä, millainen toimittaja voittaa. Vertailuperusteet, vaatimukset ja hinnoittelumalli ovat kolme paikkaa, joissa ohjaus tapahtuu. Suunnittele rakenne niin, että oikeanlaiset toimittajat pystyvät erottumaan.
— — —
Jos yrität saada teidän organisaation johtoa ymmärtämään, miksi kilpailutuksen valmisteluun kannattaa panostaa, ole yhteydessä. Voimme jutella siitä, miten valmistelu kannattaisi teidän tilanteessanne mitoittaa.
Jos haluat saada ilmoituksen, kun julkaisen uutta sisältöä, tilaa uutiskirjeeni.