Näistä neljästä syystä IT-projektit epäonnistuvat

Näistä syistä projektit epäonnistuvat

Kirjoitin aiemmin siitä, miksi liiketoimintalähtöinen IT tuntuu olevan vaikeaa. Löydät kirjoituksen täältä. Kun halutaan parantaa liiketoiminnan ja IT:n välistä yhteistyötä, IT-projektien onnistuminen olisi tärkeää. IT-projektit ovat kuitenkin tunnettuja epäonnistumisista ja rajuista kustannusylityksistä. Päätin tässä kirjoituksessa käsitellä joitain syitä projektien epäonnistumisille, koska tilannetta korjattaessa epäonnistumisten syiden ymmärtäminen on tärkeää. Keskityn tässä kirjoituksessa tavoitteen asettamiseen liittyviin ongelmiin, koska ne ratkaisevat, onko projektilla edes edellytyksiä onnistua. Nämä syyt liittyvät läheisesti IT:n ja liiketoiminnan väliseen yhteistyöhön.

IT-projektien tuotokset eivät usein vastaa liiketoiminnan todellista tarvetta

Valitettavan usein IT-projekteissa tuotokset eivät tyydytä loppuasiakasta. Kuinka usein organisaatioihin on hankittu järjestelmiä, joita on vaikea käyttää tai järjestelmät eivät mahdollista haluttuja toiminnollisuuksia. Tietohallinnon sisäiset projektit eivät aina ole sen onnistuneempia ainakaan maksajien mielestä. Projektin tuloksena voidaan kyllä saada aikaan teknisesti edistyksellisiä järjestelmiä ja projektiryhmä voi olla tuloksiin tyytyväinen. Asiakas ei kuitenkaan aina ole. Tämä johtuu usein pohjimmiltaan siitä, että projektin tavoitteiden asettaminen on epäonnistunut. Käsittelen seuraavassa joitakin syitä, joista tämä johtuu. Olen käyttänyt pohjana International Project Leadership Academyn esittämiä syitä projektien tavoitteiden asettamiseen liittyvistä ongelmista ja lisännyt mukaan omia vuosien projektityöhön perustuvia näkemyksiä.

 

1. Unohdetaan kysyä riittävän monta kertaa miksi

Kun projektia ollaan käynnistämässä ja määrittelemässä tavoitteita, usein unohdetaan kysyä riittävän monta kertaa miksi. Miksi projektia ollaan käynnistämässä? Miksi projektin tuottamaa järjestelmää tai muuta tuotosta halutaan? Mikä on liiketoiminnallinen tavoite, jonka vuoksi projektiin käytetään rahaa? Miksi projektiin ollaan valmiita investoimaan? Mikä on se liiketoiminnallinen tavoite, johon projektin avulla pyritään? Valitettavan usein näiden kysymysten esittäminen unohtuu, kun keskitytään siihen, että saadaan projekti käyntiin ja etenemään aikataulussa.

 

2. Liiketoiminnalliset tavoitteet dokumentoidaan epäselvästi

Kuinka monessa projektissa liiketoiminnalliset syyt projektin tekemiseen on kirjattu selvästi ylös projektisuunnitelmaan? Jos liiketoiminnallisten tavoitteiden dokumentoinnista on luistettu, kasvaa projektin epäonnistumisen riski merkittävästi.  Miksi selkeällä tavoitteiden dokumentoinnilla on merkitystä? Koska ihmiset eivät osaa lukea toistensa ajatuksia. Ei riitä, että projektin omistaja tietää, mitä tavoitellaan. Kuinka projektipäällikkö voi ymmärtää projektin perimmäiset tarkoitusperät? Ymmärtävätkö toimittaja ja tilaaja asiat eri tavoin? Entä projektiryhmä?

Vaikka tavoitteista puhuminen on aina hyödyllistä, mikään ei korvaa sitä, että ne dokumentoidaan selvästi. Olen ollut monen asiakkaan ongelmanratkaisussa mukana ja kokemukseni mukaan ongelmiin ei löydetä ratkaisua sen vuoksi, että ongelmia ei ole dokumentoitu kunnolla. Sama pätee projektien tavoitteisiin. Vasta tavoitteiden dokumentoinnin myötä voidaan kunnolla arvioida sitä, ovatko tavoitteet järkeviä ja saavutettavissa suunnitellulla projektilla.

Ihmiset eivät osaa lukea toistensa ajatuksia.

Kokonaisarkkitehtuuri on johtamisen työkalu, jolla voidaan tehostaa oikeiden asioiden tekemistä organisaatiossa.

 

Lue artikkelini: Kaikki mitä johtajan tarvitsee tietää kokonaisarkkitehtuurista.

 

3. Projektisuunnittelussa ja projektien ohjaamisessa ei palata säännöllisesti projektin liiketoiminnallisiin tavoitteisiin

Palataanko projektin rajausta ja sisältöä suunnitellessa säännöllisesti näihin projektin liiketoiminnallisiin tavoitteisiin? Kaivetaanko tavoitteet säännöllisesti esille projektin aikana, ja varmistetaan, että projekti on todella tuottamassa oikeita asioita? Liian usein projekteissa keskitytään vain tuottamaan sovitut asiat, ja pyritään saamaan projekti onnistumaan paperilla. Samalla unohdetaan miettiä sitä, ollaanko projektissa edes vastaamassa oikeaan tarpeeseen. Uskaltaisin väittää, että usein kysymys on projektien ohjausryhmän osaamisesta. Monet ohjausryhmissä istuvat eivät todennäköisesti ole mieltäneet omaa rooliaan oikein. Ohjausryhmä kyllä hyväksyy projektisuunnitelman ja kokoontuu säännöllisesti tarkastelemaan projektin etenemistä, mutta pysähtyykö kukaan todella pohtimaan, ollaanko nyt tekemässä oikeita asioita? Epäonnistuvan projektin pystyy usein tunnistamaan melko varhaisessa vaiheessa. On kuitenkin yllättävän vaikeaa puuttua asiaan ja saada projektin kurssia muutetuksi. Ihmisten tavoitteet ja palkitseminen saattavat olla kiinni projektin saamisesta valmiiksi aikataulussa, myöhästyminen tietää sopimussakkoja tai, vain rohkeuden puute estää puuttumasta projektin suuntaamiseen.

 

4. Projektin ja liiketoimintatavoitteiden sekä -strategian välillä ei ole riittävän selkeää kytköstä.

Tämä syy on sukua sille, että ei kysytä riittävän monta kertaa miksi. Ovatko projektin omistajan ja organisaation tavoitteet yhteneväiset? Hyvin usein organisaatioissa käynnistetään projekteja, joiden oikeutus on vähintäänkin kyseenalainen. Joku on saanut ajatuksen, että tietty ongelma korjataan projektilla. Ollaanko tässä ratkaisemassa oikeaa ongelmaa, vai johtaako tämän ongelman ratkaisu organisaatiota oikeaan suuntaan, vai onko kyse osaoptimoinnista, jossa ratkotaan pienen ryhmän ongelmaa sen sijaan, että keskityttäisiin olennaisten ongelmien ratkaisemiseen? IT-osasto voi esimerkiksi toteuttaa teknologiaprojekteja oman IT-ympäristön kehittämiseksi, vaikka organisaation liiketoiminta hyötyisi paljon enemmän siitä, että ei rakenneta uusia teknologia-alustoja, vaan ostetaan asiat palveluna.

 

Yllä olevasta listasta voidaan nähdä, että IT:n ja liiketoiminnan välisen yhteistyön perusongelma kulminoituu projekteissa usein tavoitteiden asettamiseen. Epäonnistuminen tavoitteiden asettamisessa johtaa projektien epäonnistumiseen – ainakin loppuasiakkaan tai yrityksen strategian ja tavoitteiden näkökulmasta. Projektien epäonnistumisiin on toki paljon muitakin syitä, eikä voida sanoa, että tavoitteiden oikea asettaminen olisi yksiselitteisesti tärkein syy siihen, että IT-projekteilla ei saada aina aikaan sitä, mitä on toivottu. Väittäisin kuitenkin, että panostamalla näiden neljän tavoitteisiin liittyvän ongelmakohdan korjaamiseen, kaikilla projekteilla, niin IT- kuin muillakin projekteilla, on paremmat mahdollisuudet onnistua. Samalla tietohallinto ja liiketoiminta pääsevät lähemmäksi toisiaan ja ymmärtävät toisiaan hitusen paremmin.

 

Jos pidit tästä artikkelista, myös seuraavat artikkelit voivat olla kiinnostavia:

Tilaa uutiskirjeeni

Saat tiedon uusista artikkeleista suoraan sähköpostiisi.

Annan luvan tallentaa tietoni ja hyväksyn tietosuojakäytännön.