fbpx

Näin tehtiin onnistunut julkinen hankinta – Kriittinen sähköverkon toimija sai hyvän kumppanin ja modernisoidun IT-infran

Miten julkisen hankinnan voi hoitaa fiksusti ja hankintalakia noudattaen niin, että tilaaja saa parhaan mahdollisen kumppanin? Tämän haasteen edessä oli eSett, joka hoitaa keskeistä sähköverkon tehtävää koko Pohjoismaiden tasolla.

Onnistuneen hankinnan jälkeen vuorossa oli kriittisen järjestelmän siirto ja samanaikainen modernisointi, joissa useat tekijät nostivat hankkeen vaikeustasoa.

onnistunut julkinen hankinta

Sähkömarkkinoihin kuuluu kriittisen tärkeä tehtävä, jota ilman sähköverkko ei voi toimia. Jonkun täytyy selvittää, kuinka paljon kukin tuottaja on sähköä verkkoon toimittanut ja kuinka paljon kukin sähkönmyyjä on sitä käyttänyt. Näin kaikelle tuotetulle sähkölle löytyy oikea maksaja ja tulot voidaan ohjata tuottajille oikein.

Suomalaisella eSettillä onkin sähköverkossa kriittisen tärkeä rooli, sillä yhtiö tekee taseselvityksen koko Pohjoismaiden sähkömarkkinoille. Aiemmin kantaverkkoyhtiöt Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa hoitivat taseselvitystä itse, mutta vuonna 2017 se keskitettiin uuteen yhteisyritykseen, eSettiin.

Minnakaisa Ahonen
Minnakaisa Ahonen, eSett Oy:n toimitusjohtaja

"Teemme sähkön tuotannon ja käytön jälkiselvityksen. Tällainen taseselvitys on välttämätöntä sähkömarkkinoiden toiminnalle", kertoo eSettin toimitusjohtaja Minnakaisa Ahonen. Yhteisyrityksen avulla taseselvitykseen saatiin lisää nopeutta ja tehokkuutta.

eSettillä on melkoinen vastuu sähkömarkkinoiden toiminnassa, ja se asettaa suuria vaatimuksia myös yhtiön tietojärjestelmille. "Taseselvitys prosessina on yksi sähkömarkkinoiden kulmakivistä", toteaa eSettin it-järjestelmistä vastaava Antti Niemi. Järjestelmien täytyy siksi toimia erittäin luotettavasti 24/7-periaatteella.

Muutama vuosi sitten yhtiön eteen tuli merkittävä kaksitahoinen haaste. Ensinnäkin taseselvitykseen vaadittava kriittinen it-infrastruktuuri vaati päivittämistä, ja päivityksen yhteydessä se haluttiin siirtää ulkoisen kumppanin hoitoon. Edessä oli siis julkinen hankinta, jossa oli noudatettava hankintalakia. Miten tämä voitaisiin hoitaa fiksusti ja lakia noudattaen niin, että yhtiölle saataisiin paras mahdollinen kumppani?

Toinen haaste oli kriittisen järjestelmän siirto uuden kumppanin konesaliin. Samalla IT-infraa ajanmukaistettaisiin ja siihen tehtäisiin parannuksia. Monimutkainen kokonaisuus toteutettaisiin lisäksi useiden eri kumppanien kanssa ja vieläpä keskellä koronakriisiä.

Ahonen kertoo, että molemmat hankkeet onnistuivat erinomaisesti, ja eSett on erittäin tyytyväinen tuloksiin. Esimerkiksi järjestelmän siirto sujui odotuksiakin paremmin. Onnistumisten taustalla on monia järkeviä strategioita ja toimintatapoja.

Antti Niemi
Antti Niemi, Head of IT, eSett Oy

Näin hoidetaan menestyksellisesti julkinen hankinta

Julkiset hankinnat ovat tunnetusti haastavia, sillä ne täytyy toteuttaa hankintalain määräysten mukaisesti. Lain avulla varmistetaan, että julkiset hankinnat tehdään asianmukaisesti, mutta lain soveltaminen vaatii paljon asiantuntemusta. Jos kilpailutusprosessia ei hoideta alusta saakka taitavasti, päädytään helposti tilanteeseen, jossa tilaaja joutuu valitsemaan tarjouksen, joka ei ole sille paras tai sopivin. Ja jos valintaprosessissa lähdetään tässä vaiheessa keplottelemaan, saatetaan päätyä markkinaoikeuteen.

eSett lähti rakentamaan hankintaa alusta pitäen hyvälle perustukselle. Niklas Wallenius pyydettiin avustamaan teknisen arkkitehtuurin määrittelyssä, ja toiselta toimijalta saatiin apua hankinnan juridisen puolen hoitamiseen. Hankkeessa onnistuttiinkin erinomaisesti. "Saimme hyvän yhteistyökumppanin", kertoo Ahonen. Kumppaniksi valittiin Elisa, ja yhteistyö on Ahosen mukaan sujunut hyvin.

Miten tavoitteeseen päästiin? Hankkeesta eSettillä vastannut ICT Manager Tanja Linnonmaa kertoo, että yksi avaintekijä oli vaatimusten tarkka ja harkittu määrittely. "Hankintaprosessissa onnistuttiin hyvin. Kriteerit määriteltiin onnistuneesti, ja saimme siksi tarjouksia hyviltä kandidaateilta", hän kertoo.

Tanja Linnonmaa
Etualalla Tanja Linnonmaa, ICT Manager, eSett Oy

Sopivien vaatimusten määrittely vaatii ammattitaitoa ja kokemusta. Lisäksi hankintalaki määrittelee, millaisia kriteerejä hankinnoissa on mahdollista käyttää. "Mielestäni suurin haaste on saada kriteerit kohdalleen, ja löytää myös laadun ja hinnan välille hyvä tasapaino ja kriteeristö", Linnonmaa kertoo.

Hankintaa varten määriteltiin ensinnäkin huolellisesti, millaisia vaatimuksia kumppanille ja yhteistyölle asetetaan. Näin tarjouksia saatiin juuri eSettille sopivilta kumppaniehdokkailta.

Toinen keskeinen seikka oli arkkitehtuurin ja teknisten seikkojen määrittely. Tämä on erittäin tärkeää, jottei päädytä tilanteeseen, jossa tilaajalle tarjotaan sille sopimatonta tai liian järeää ratkaisua. eSettin tapauksessa erityistä huomiota kiinnitettiin esimerkiksi tietokantaratkaisujen määrittelyyn, jotta ne olisivat sekä suorituskykyisiä että kustannustehokkaita.

Haastetta lisäsi se, että muutaman vuoden päästä sähkömarkkinoilla taseselvityksessä siirrytään nykyisestä tunnin aikajaosta 15 minuutin aikajakoon. Järjestelmän arkkitehtuurissa piti huomioida valmius siihen, että lähitulevaisuudessa tapahtumamäärä kasvaa noin nelinkertaiseksi.

"Niklaksella on kyky yksinkertaistaa ja visualisoida asioita. Hän on kokenut sparraaja." –toimitusjohtaja Minnakaisa Ahonen, eSett

Kilpailutuksessa hyödynnettiin viisaasti myös hankintalaissa määriteltyä neuvottelumenettelyä. "Näimme neuvottelumenettelyn vahvuuden siinä, että pääsimme keskustelemaan eri tarjoajien kanssa, esittämään heille kysymyksiä ja sitä kautta myös arvioimaan heitä", Linnonmaa kertoo.

"Pääsimme neuvottelumenettelyn avulla tarkentamaan tarjouspyyntöjä, ja sen avulla saimme myös mahdollisuuden varmistaa, että osapuolet ymmärtävät toisiaan hyvin", kertoo Ahonen.

Valintaprosessissa kiinnitettiin myös erityistä huomiota siihen, että kumppanilla on hyvät resurssit projektin toteuttamiseen ja että eSett pääsee vaikuttamaan resursointiin. Linnonmaan mukaan tämäkin tavoite toteutui hyvin.

"Teimme onnistuneen julkisen hankinnan", Linnonmaa tiivistää. Hän kertoo myös, että prosessi hoidettiin julkiseksi hankinnaksi varsin nopeassa aikataulussa, noin yhdeksässä kuukaudessa. "Valinnan jälkeen myös sopimusprosessi valitun kumppanin kanssa eteni hyvin, ja siinäkin Niklas oli auttamassa meitä ja määrittelemässä arkkitehtuuria", kertoo Linnonmaa.

Kriittisen järjestelmän siirto- ja muutosprojektissa riitti vaikeuskerrointa

Kun kumppani oli valittu, alkoi projektin toinen vaihe, järjestelmän siirto ja modernisointi. "Alussa oli jonkin verran projektin hallintaan liittyviä haasteita. Siinä Niklas astui taas mukaan ja tarjosi auttavaa kättään. Hän otti enemmän projektin vetovastuuta, mikä osoittautui hyväksi ratkaisuksi, sillä hänellä on rautainen ammattitaito viedä tällaisia projekteja maaliin", Linnonmaa kiittää.

Projektiin liittyi useita vaikeustasoa nostavia tekijöitä. Niistä merkittävin oli se, että projektissa oli mukana kolme laite- ja ohjelmistotoimittajaa. Niemi toteaa, että kokonaisuuden suunnittelu, hallinta ja toimittajien pitäminen samalla kartalla oli erittäin tärkeää mutta tavallista haastavampaa.

Eri osapuolet eivät välttämättä ymmärrä toistensa tarpeita ja sitä, mikä on tärkeää koko projektin etenemisen kannalta. Kun jonkin asian arvoa ei ymmärretä, se jää helposti tekemättä. "Niklaksen rooli korostui siinä, että kaikille syntyi sama ymmärrys siitä mitä tehdään. Kokonaiskuvan ylläpito on erittäin tärkeää", kertoo Ahonen. Samalla piti jatkuvasti valvoa, että järjestelmälle asetetut korkeat vaatimukset toteutuvat.

Lataa ilmaiset

IT ulkoistus

kilpailuttajan kysymykset

Kokosin 28 kysymystä, joihin jokaisen ulkoistuspalveluja ostavan kannattaa etsiä vastaukset. Valmistele tarjouspyyntö täyttämällä tämä lomake.  

 

Toinen merkittävä haaste liittyi siihen, että ympäristöä ei vain siirretty uudelle palveluntarjoajalle, vaan siihen tehtiin samalla tuntuvia päivityksiä ja parannuksia. Ahonen kertoo, että eSettillä nähtiin tärkeäksi tarttua tilaisuuteen tehdä parannuksia niin järjestelmän fyysisiin laitteisiin, ohjelmistoihin kuin prosesseihinkin. Uudessa infrassa hyödynnetään esimerkiksi joitakin yksityispilven teknologioita.

"Usein tällaisissa projekteissa vältetään kaikkia muutoksia, mutta me näimme järkeväksi uusia monia komponentteja ja tehdä järjestelmään myös merkittäviä parannuksia käyttöjärjestelmätasolla", Linnonmaa kertoo.

"Pystyimme ensin pohtimaan asioita keskenämme, minkä jälkeen ne oli helppo viedä johtotasolle ja tarvittaessa jopa yhtiön hallitukseen saakka. Minulle siitä oli suunnaton apu." – ICT Manager Tanja Linnonmaa, eSett

Myös Niemi on tyytyväinen tehtyihin muutoksiin. "Saimme projektissa virtaviivaistettua järjestelmää ja tehostettua myös sen tietoturvaa", hän kertoo.

Kolmas haaste oli varmistua siitä, ettei siirto aiheuta toimintakatkoja järjestelmään, joka on kriittinen koko Pohjoismaiden sähköverkon kannalta.

"Meidän it-ympäristömme ei salli tuotannon osalta juuri minkäänlaisia katkoja, ja niistä tulee ilmoittaa markkinoille hyvissä ajoin etukäteen. Siksi tällaisten järjestelmämuutosten suunnittelu on äärimmäisen tärkeää, jotta liiketoiminnalle aiheutetaan mahdollisimman vähän haittaa. Myös infrastruktuurin arkkitehtuurisuunnittelu on tärkeää niin, että järjestelmä on jatkuvassa käytössä vakaa, eikä aiheuta ongelmia", Linnonmaa toteaa.

Hanke onnistui poikkeuksellisen hyvin

Hankkeen tavoitteissa onnistuttiin jopa odotuksia paremmin. Järjestelmän vähemmän kriittisiä osia siirrettiin uuteen ympäristöön vähitellen kesäkuusta 2020 lähtien. Varsinainen kriittisen järjestelmän siirto toteutettiin marraskuussa 2020, ja se sujui minimaalisin häiriöin.

Ahonen, Niemi ja Linnonmaa kiittävät Walleniuksen osaa sekä kilpailutuksessa että järjestelmämuutoksen käytännön toteutuksessa.

"Niklas oli meidän näkökulmasta eSettiläinen. Hän osasi toimia hyvin organisaatiossamme ja olla meidän edunvalvojana projektissa. Niklaksella on myös kyky yksinkertaistaa ja visualisoida asioita. Hän on kokenut sparraaja", sanoo Ahonen.

"Pysyimme koko ajan tosi hyvin aikataulussa. Oikeastaan itse olen harvoin ollut konesalin siirtohankkeessa, jossa aikataulut eivät veny", kertoo puolestaan Linnonmaa. Hanke pysyi myös hyvin budjetissa.

"Omassa työssäni oli apuna se, että Niklas toimi sparraajana. Pystyimme ensin keskenämme pohtimaan asioita, minkä jälkeen ne oli helppo viedä johtotasolle ja tarvittaessa jopa yhtiön hallitukseen saakka päätöksiä varten. Minulle siitä oli suunnaton apu", Linnonmaa kiittää.

 

Tutustu palveluun, jonka avulla voit onnistua IT-palvelujen kilpailutuksessa.

Tilaa uutiskirjeeni

Saat tiedon uusista artikkeleista suoraan sähköpostiisi.

Annan luvan tallentaa tietoni ja hyväksyn tietosuojakäytännön.

Vieritä ylös