3 syytä, joiden vuoksi menestyvä yritys tarvitsee IT-strategian

IT-strategiaTeknologian nopea kehitys on nostanut IT-yksiköt yrityksen pannuhuoneesta johtoryhmien kabinetteihin ­– tai niin ainakin luulisi. Miten huolehtia siitä, että panostukset teknologiaan ja IT:hen tuottaisivat tulosta? Miten saada oman firman IT-yksikkö tukemaan paremmin liiketoimintaa. Avain on käytännöllinen IT-strategia. Käsittelen tässä kirjoituksessa kolmea syytä, miksi IT-strategia on mielestäni välttämätön niin yksityiselle yritykselle kuin julkiselle organisaatiolle.

 

Syy numero 1: IT-yksiköt pyörivät perus-IT:n ympärillä

IT-yksiköt ovat taipuvaisia keskittymään perustietotekniikan ylläpitoon

Tietohallinnon tehtävänä on perinteisesti ollut huolehtia palvelimista, verkoista ja työasemista. Mihin moni tietohallinto on edelleen keskittynyt? Palvelimiin, verkkoihin ja työasemiin. Ihmisillä on tapana tehdä itselleen tuttuja asioita. Vaikka maailma ympärillä muuttuu, meille muuttuminen on usein vaikeaa. Tämän vuoksi ihmiset jäävät usein liiaksi seuraamaan omia kiinnostuksen kohteita, vaikka organisaatiolle olisi hyödyllisempää, että he keskittyisivät korkeamman jalostusarvon töihin.

Käytännönläheinen IT-strategia auttaa Tietohallinnossa työskenteleviä arvioimaan omaa tekemistään. Perus-IT ei useinkaan eroa kovin paljoa yritysten välillä. Tämän vuoksi palvelin- ja verkko- sekä työasemaylläpidon ulkoistaminen voi olla monessa organisaatiossa perusteltua. Perustöistä luopuminen vapauttaa aikaa esimerkiksi yrityksen toimintaa tukevien ratkaisuiden ja arkkitehtuurien suunnitteluun ja liiketoimintayksiköiden sparraamiseen.

 

Syy numero 2: Strategian jalkautus on vaikeaa

Organisaatiot ovat operatiivisia
Organisaatiot eivät usein ehdi kiireeltään miettiä mitkä asiat ovat strategian mukaisia

Moni organisaatio on laatinut strategian seuraaviksi vuosiksi. Tyypillisesti strategiapohdintoja tehdään kolmen vuoden jaksoissa. Toimitusjohtajan johdolla laaditaan visio ja missio ja tehdään suunnitelma visiota kohti pääsemiseksi. Normaalisti strategian päivityksen jälkeen eri liiketoimintayksiköt ja tiimit tekevät toimintasuunnitelmia siitä, mitä strategia tarkoittaa kyseisessä organisaation osassa. Ongelmaksi muodostuu näiden suunnitelmien jalkauttaminen käytännön työhön. Usein suunnitelmat listaavat vain uusia asioita, joita pitäisi tehdä, mutta vanhoista ei osata luopua. Tämän vuoksi strategia ei ohjaa aidosti toimintaa, vaan alkuinnostuksen jälkeen operatiiviset asiat alkavat jylläämään ja strategia alkaa pikkuhiljaa unohtua.

Olen sitä mieltä, että strategian jääminen kiireen jalkoihin johtuu siitä, että jo johtoryhmätasolla ihmiset ajattelevat liian operatiivisesti. Useinhan johtoryhmiin nousee kyvykkäitä esimiehiä. Esimiehiä, jotka ovat osoittaneet, että he ovat hyviä vetämään tiimejä ja osastoja. Usein heidän vahvuutensa on asioiden toimeenpanemisessa. Tämän vuoksi monikaan johtoryhmäläinen ei laadi tulkintaa strategiasta. Heillä kyllä saattaa olla omassa päässään selvä käsitys siitä, mitä strategia tarkoittaa heille. Kirjallisen suunnitelman puuttuminen kuitenkin vaikeuttaa toiminnan ohjaamista, koska kukaan meistä ei ole ajatustenlukija. Kokemus on osoittanut, että vasta kun asian on pystynyt saattamaan kirjoitettuun muotoon, voidaan yhdessä arvioida, olemmeko ymmärtäneet sen samalla tavalla. Tämän vuoksi kirjalliset suunnitelmat ovat niin tärkeitä.

Jos yrityksessä on useita yksiköitä, joiden toimintaa ohjaa enemmän operatiiviset tarpeet kuin strategia, näkyy se väistämättä IT-yksikössä. Kun seuraa tietohallintojohtajien arkea, tuntuu siltä, että CIO:n tehtävä on kiireisempi kuin johtajien keskimäärin. Niin paljon heillä on käynnissä olevia asioita.

Jokainen organisaatio hyötyy kirjoitetusta IT-strategiasta, jossa kuvataan ­– ei ainoastaan mitä yrityksen ylätason strategia tarkoittaa IT:lle ­– vaan mitä kunkin liiketoimintayksikön tulkinta strategiasta tarkoittaa IT:lle. Kun organisaatiolla on kirjoitettu IT-strategia, tietohallinnossa voidaan nähdä organisaation menestymisen kannalta olennaiset tarpeet, ja käyttää näitä tarpeita toiminnan ohjaamiseen.

 

Syy numero 3: Varjo-IT

IT-yksiköt otetaan usein mukaan hankkeisiin liian myöhään
Tietotekniikka ei ole IT-yksiköiden yksinomaisuutta

Jokaisessa organisaatiossa on varjo-IT:tä. Tietotekniikka on niin lähellä meidän elämää työpaikan ulkopuolella, että kaikilla on paljon kosketuspintaa tekniikan mahdollisuuksiin. On turha kuvitella, että työpaikalla tilanne jotenkin muuttuisi. Tämän vuoksi on vain luonnollista, että liiketoiminta ottaa usein aloitteen uusien hankkeiden edistämiseksi.

Ongelmia kuitenkin muodostuu, jos IT:tä ei oteta ollenkaan mukaan, tai IT muistetaan ottaa mukaan vasta aivan viime hetkellä, kun jotain uutta ollaan ottamassa käyttöön, tai ollaan jo törmätty ongelmiin. Muun organisaation halukkuus ottaa IT:tä mukaan projekteihin on hyvä mittari sille, kuinka liiketoimintalähtöinen IT-yksikkö on. Pidetäänkö IT:tä pannujen ja tietoturvan vartijoina, jotka vaikeuttavat elämää vai onko IT tuomassa aidosti hyötyä organisaatiolle. Jos IT tuntuu vain hidastavan asioita, ihmiset yrittävät tulla toimeen ilman IT-yksikön tukea.

Tietohallinnon eristäminen liiketoiminnan kehittämisestä on kuitenkin useissa tapauksissa organisaation etujen vastaista, koska paras ymmärrys teknologioista ja olemassa olevasta tietotekniikkaympäristöstä on lähes poikkeuksetta IT:llä. IT-strategia voi ohjata tässäkin. Kun IT-strategia laaditaan yhdessä liiketoimintayksiköiden ja tietohallinnon kanssa, voidaan yhteistyötä ja keskinäistä ymmärrystä parantaa huomattavasti. Voi nimittäin olla, että tietohallinnossa olisi kova halu ja osaamistakin liiketoiminnan auttamiseksi, mutta kokonaisnäkemys puuttuu, koska liiketoiminnan tarpeet tupsahtelevat tietohallinnolle tulipaloina, joita pitää sammuttaa.

On selvää, että hyvin johdettu yritys tai julkinen organisaatio pyrkii laatimaan IT-strategian. Väite, että meillä on vain yksi strategia (liiketoimintastrategia) ei ota huomioon sitä, että strategiasta pitää tehdä tulkintoja, ja että IT-strategia on vain tietotekniikan näkökulmasta tehty strategian tulkinta. Se on suunnitelma, jonka avulla CIO voi johtaa omaa organisaatiotaan ja tehdä järjestelyitä ja suunnata investointeja sinne, mikä tuo eniten lisäarvoa organisaatiolle.

 

Jos pidit tästä artikkelista, myös seuraavat artikkelit voivat olla kiinnostavia:

Tilaa uutiskirjeeni

Saat tiedon uusista artikkeleista suoraan sähköpostiisi.

Annan luvan tallentaa tietoni ja hyväksyn tietosuojakäytännön.